Ville de Versailles
Publié le :
27/01/2020
27
janvier
janv.
01
2020
Versailles est une ville de 86 000 habitants qui s'étend sur une superficie de 2618 hectares dont 1275 d'espaces verts et de forêts domaniales. Ville préfecture, Versailles accueille aussi le Conseil Général des Yvelines et la Chambre de Commerce et d'Industrie Yvelines Val d'Oise. La Ville de Versailles fait partie de la communauté d'agglomération du Grand Parc qui regroupe 19 communes.
Contexte
UNE ACTIVITÉ SOUTENUE AU SEIN D’UN DÉPARTEMENT MUTUALISÉ
Rattaché à la direction des Affaires Juridique, le service juridique de la Ville de Versailles est mutualisé avec la Communauté d’Agglomération Versailles Grand Parc (CA VGP) et le Centre Communal d’Action Sociale de Versailles (CCAS). Ce service a pour mission de conseiller les directions opérationnelles et supports de ces trois entités dans tous les domaines du droit, de sécuriser la rédaction d’actes et de traiter les affaires précontentieuses et contentieuses. Le service est également en charge du suivi de ses marchés publics (assurances, prestations juridiques) ainsi que des sinistres d’assurance.
Le suivi des dossiers du service a longtemps été assuré à l’aide de tableurs partagés en réseau, système qui atteint rapidement ses limites lorsque le nombre et la complexité des dossiers augmentent, ainsi que pour l’élaboration de reportings, de comptes rendus d’activité ou pour recevoir des alertes sur des échéances clés.
Le suivi des dossiers du service a longtemps été assuré à l’aide de tableurs partagés en réseau, système qui atteint rapidement ses limites lorsque le nombre et la complexité des dossiers augmentent, ainsi que pour l’élaboration de reportings, de comptes rendus d’activité ou pour recevoir des alertes sur des échéances clés.
Projet
DES ENJEUX DE COLLABORATION ET D’EFFICACITÉ
« Le déploiement d'un progiciel spécifique à notre activité s'est révélé indispensable. D’une part afin de s’adapter au contexte métier du service juridique, qui agit pour trois entités soumises à des normes et à des contraintes différentes ; et d’autre part afin d'optimiser le fonctionnement du service », affirme Olivier Peres, Directeur des Affaires Juridiques de la ville de Versailles.Ce dernier a défini des objectifs clés pour le projet :
- Augmenter l’efficacité du service par un outil collaboratif (alertes, gestion des flux…) qui puisse faciliter la polyvalence ;
- Disposer d’un outil analytique d’aide à la décision ;
- Mettre à disposition des utilisateurs un outil convivial, flexible et évolutif, qui soit également en mesure de simplifier les tâches récurrentes (automaticité de certaines fonctions, etc) et qui permette de créer une interface facile d’accès pour les services « clients » ;
- Contribuer à l’établissement des provisions (contentieux et sinistres) ;
- Permettre un reporting efficace et en temps réel ; simplifier la réalisation des comptes rendus d’activité dans le but de consacrer davantage de temps aux activités métiers.
Pour piloter son activité et répondre à ces problématiques clés, le groupement Ville de Versailles, CA VGP et CCAS a choisi de s’équiper en 2013 d’un Système d’Information Juridique de Legal Suite constitué des modules Conseils, Contentieux et Assurances, complété d’applications transverses (tels que Gestion des temps ; Gestion du budget, Pilotage juridique…)
« Nous avons été séduits par la qualité de l’offre et la richesse fonctionnelle des outils collaboratifs de ce système d'information, très orienté utilisateurs. De plus, la technologie full web qui favorise les échanges et la communication entre domaines applicatifs, répond parfaitement aux exigences de performance de notre établissement » déclare Olivier Peres, Directeur des Affaires Juridiques.
« Cette solution métier ergonomique, parfaitement adaptable aux spécificités des trois entités précitées, a permis une plus grande efficience du service dans la gestion quotidienne des dossiers. » précise Olivier Peres.
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