Baux Immobilier

Disposez d’un inventaire exhaustif de l’ensemble du patrimoine foncier ou locatif

Maîtrisez les risques juridiques et financiers ; anticipez les changements intervenant dans le paysage patrimonial du groupe.

Exploitez les informations des contrats immobiliers scannés

Affranchissez-vous de la saisie des données grâce à la création des fiches et chargement automatique des principales informations. Vos baux commerciaux qu’ils soient enregistrés au format texte ou au format image, sont désormais accessibles. Le contenu peut être recherché, récupéré et exploité. Glissez-déposez vos documents dans GaLexy®, classifiez- les et conservez l’historique des versions.

Valorisez le parc immobilier

Valorisez le parc immobilier de votre entreprise grâce à la cartographie complète, la gestion et le pilotage de votre parc foncier ou locatif. Suivez les aspects juridiques des baux, maîtrisez les éléments financiers et gérez la vie de vos sites.

Suivez vos échéances clés

Suivez et maîtrisez vos reconductions de baux. La fonction de notification est importante afin d’assurer le suivi des dates et des échéances clés des périodes du bail.

Sécurisez la révision des loyers

Peu importe les modalités de calcul du loyer (loyer variable pur, par paliers de chiffre d’affaires), de la fréquence d’indéxation, des modalités (suspension, capage à la hausse ou à la baisse) et du type d’indice (BT01, ILC, ILAT, IRL). Sécurisez la révision de vos loyers grâce à l’indéxation automatique. Comparez les loyers théoriques et réels et disposez de l’historique des révisions.

Générez vos documents automatiquement

Gagnez un temps précieux en automatisant la génération de vos courriers de résiliation, avis de renouvellement en fusionnant vos propres modèles avec les données déjà existantes dans GaLexy®.

Le module Baux Immobilier est l’outil de gestion du patrimoine foncier ou locatif d’une organisation. Qu’il s’agisse de biens industriels, commerciaux ou d’habitation, que l’entité soit bailleur ou preneur, le module trace toute l’information liée à la gestion du parc immobilier en temps réel.
  • Suivi des sites et des baux
  • Calcul de l’indéxation automatique
  • Gestion des modalités des loyers annuels, dépôts de garanties et charges
  • Identification des surfaces, contrôles obligatoires et suivi des travaux
  • Consultation simplifiée des informations requises à la déclaration IFRS 16.

Outils transverses

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Les outils de travail collaboratif, source de différenciation et de performance du département juridique

Articles
Les outils de travail collaboratif, source de différenciation et de performance du département juridique

L’intelligence collaborative du département juridique se caractérise par la capacité de ses membres à interagir avec les partenaires internes et externes à l’entreprise pour assurer synergie et productivité. C’est pourquoi la mise en place d’outils tels que des logiciels spécialisés est un facteur déterminant dans la réussite des objectifs du département.

Olivier Fischer, Directeur Général de Legal Suite Canada, leader des technologies juridiques d’entreprise, revient sur les effets de ces nouveaux modes de fonctionnement et les outils nécessaires à leur mise en place.

De quelle façon l'intelligence collaborative, au cœur de nombreux domaines d'activité, impacte-t-elle le département juridique ? 

Nous observons depuis une dizaine d’années une évolution de la collaboration entre avocats au sein de leur département, mais aussi avec les autres entitées de l’entreprise. Ce phénomène s’explique en partie par les avancées technologiques et la nécessité d’optimisation de leur activité et des coûts qui y sont liés.

Au milieu des années 2 000, l’environnement des avocats en entreprise était moins collaboratif qu’aujourd’hui. En effet, la nécessité de performer, générée par la mondialisation et la concurrence accrue, ne s’était pas encore imposée. 

À cette époque, les premiers clients de Legal Suite recherchaient, par exemple, une application uniquement dédiée aux échanges d’informations internes du département juridique. Les besoins d’ouverture en interne, vers les autres départements, et en externe étaient rares, par souci de protection de l’information juridique.

Le développement de la collaboration entre les départements juridiques et leurs partenaires est une tendance qui a émergé il y a environ 3 ans, lorsque la transition numérique de notre société s’est accentuée, et avec elle, le renforcement de la sécurité des données. En effet, l’utilisation de logiciels dédiés à la collaboration permet de renforcer leur compétitivité à travers l’automatisation de l’échange d’informations, la mise en place de procédures de validation et de systèmes de suivi des dossiers, etc. 
 
 

Comment expliquer cette tendance ?

L’utilisation d’outils informatiques non dédiés, tels que les tableurs, utilisés par les avocats en entreprise, ne répond plus complètement aux enjeux actuels d’efficacité.

En effet, ils doivent faire face à une augmentation de leur charge de travail, à des clients plus exigeants et à des échéances plus courtes. Ils cherchent par conséquent à être plus efficaces et pertinents lorsqu’il s’agit de répondre aux sollicitations de leurs clients internes. Les avocats attendent également de leurs partenaires externes, par exemple des cabinets, la même efficacité. Le recours à des outils qui leur permettent d’atteindre un tel standard d’efficacité est alors nécessaire.

Legal Suite a d’ailleurs été créé pour répondre à ces enjeux. En effet, fort de ses 25 années d’expérience en tant que responsable juridique, le Président Fondateur de Legal Suite, Patrick Deleau, a toujours eu a cœur de concilier droit et technologie à travers l’innovation. Nous avons ainsi compris très tôt que la collaboration entre les avocats en entreprise et leurs partenaires internes et externes est source de différenciation et de performance.

C’est ainsi que Legal Suite a développé le Portail collaboratif Open Law®. Cette plateforme offre notamment l’harmonisation des processus, la dématérialisation des échanges, la collaboration en temps réel et des espaces de travail interactifs et sécurisés.
 

Comment ces outils permettent-ils d'améliorer la productivité du département juridique ? 

La mise en place de tels outils est un facteur de compétitivité et fait partie intégrante de la stratégie du département juridique.  Ils impactent en effet directement sa capacité à développer son intelligence collaborative et à faire face à une pression budgétaire en constante augmentation.

Cependant, bien que l’on observe aujourd’hui une prise de conscience de la part des avocats en entreprise, l’adoption de ces solutions reste trop marginale. Beaucoup utilisent encore des moyens traditionnels d’échange qui n’apportent aucune valeur ajoutée à leur performance. D’autres ont développé leurs propres bases de données centralisées, qui peuvent être par ailleurs très efficaces si l’entreprise possède une culture du partage de l’information.

Mais ce type d’outil connait des limites, car ils ne sont pas spécifiques aux besoins juridiques, d’où l’intérêt de se tourner vers des outils spécifiquement développés pour répondre à leurs besoins, comme le propose Legal Suite.
 

Quelle est la valeur ajoutée du portail collaboratif OPEN LAW® développé par Legal Suite ?

Le Portail collaboratif Open Law® est source de productivité sur de nombreux plans.

Toute collaboration est d’abord fondée sur la centralisation de l’information. C’est pourquoi l’ensemble des communications effectuées à travers le portail sont historisées et permettent de faciliter le suivi de l’évolution d’un dossier sans passer par ses courriels.

Le partage des informations est d’autre part bidirectionnel entre le département juridique et l’extérieur, ce qui génère une capacité d’action instantanée. La mémoire de l’entreprise est ainsi préservée. En cas de litige par exemple, il est possible d’auditer et de rassembler toutes les pièces du dossier pour établir la stratégie à adopter par l’entreprise.
 

Comment se différencie l'offre Legal Suite par le marché ? 

Notre expérience de plus de 16 ans sur le marché des nouvelles technologies appliquées au domaine juridique, nous a confronté aux difficultés et aux défis que représentent le développement en interne de tels outils et leur mise en place.

Lorsque l’organisation décide de développer son propre outil, la communication entre avocats et développeurs demeure très compliquée car leur langage diffère. Le processus est donc long et fastidieux. De plus, les développeurs sont recrutés la plupart du temps uniquement lors de la phase de création du logiciel, puis quittent l’entreprise quelques mois après la mise en place, ce qui entrave les actions de maintenance et de suivi. Par ailleurs, aucune évolution du produit n’est prévue durant l’utilisation de l’outil.

C’est pourquoi, suite à ce constat, nous avons choisi d’allier notre expertise juridique et notre performance technique. Notre modèle se compose à la fois de spécialistes juridiques à l’écoute des besoins et des contraintes des avocats, disposant d’une vision pratique de leur métier, et d’experts techniques en pointe dans les nouvelles technologies. Notre valeur ajoutée se situe donc à la fois dans la phase de recherche et développement et dans le suivi de nos clients une fois le logiciel mis en place. Cette démarche permet ainsi au département juridique de tirer la meilleure rentabilité de leur investissement initial.
 

Selon vous, comment vont évoluer les besoins collaboratifs du département juridique dans les années à venir ?

Ce département s’ouvre progressivement vers ses clients internes et se positionne davantage comme partenaire. Les technologies appliquées au domaine du droit évoluent avec les modèles économiques et l’essor toujours plus rapide des nouvelles technologies.

Le besoin d’interaction et de productivité du département juridique est de plus en plus prégnant, et peut lui permettre, à terme, de justifier une augmentation de leur budget au vue de leur charge de travail.

La nécessité d’ouvrir ces portails vers l’externe, disponibles sur site mais également dans le nuage, induira des problématiques de cyber sécurité. Chez Legal Suite, nous proposons dès à présent la possibilité de s’identifier en SSO. Il est en effet primordial pour nos équipes de développer des outils de plus en plus fiables. C’est un des défis majeurs qu’il faudra relever dans les années à venir.

Article paru sur le Blogue du CRL (Comité de Recherche et Législation du Jeune Barreau de Montréal), également consultable ici.


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Témoignages Clients

"L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société."

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

 

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti.
»
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel
QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite. »
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners


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