DELEGATIONS JURIDIQUES

Assurez la sécurité juridique et financière de l’entreprise
Le module Délégations Juridiques contribue à la sécurité juridique et financière de l’entreprise. Doté de contrôles de cohérence, de circuits de validation et d’alertes interactives, il fiabilise la chaîne des pouvoirs et des signatures juridiques et bancaires. Sa mise en place assure le respect des pratiques de gouvernance.

Cartographiez vos délégations

Bénéficiez d’une vue globale des délégations de pouvoirs et de signatures grâce au moteur de recherche, aux rapports et aux organigrammes. Les liens entre les différents acteurs sont créés manuellement ou automatiquement (pouvoirs reçus ou délégués ; entités associées ; fonction(s) ; etc.).

Identifiez les chaînes de délégations, détectez les non-conformités

Visualisez en un clic depuis une délégation la chaîne des pouvoirs reçus ou délégués. De plus, la fonction non-conformités permet de détecter les ruptures de chaînes de délégation, le changement de fonction, l’archivage ou la suppression d’un acteur de la délégation (que ce soit une personne physique ou morale), l’absence de lien de subordination, etc... Les alertes des non-conformités sont paramétrables par l’administrateur et gérées par chaque chargé de dossier.

Générez et stockez vos courriers

A chaque stade de la vie d’une délégation, il est possible de générer unitairement ou en masse des courriers de délégations (nouvelles ou suite à une réaffectation). L’utilisateur est guidé pour pouvoir sélectionner les dossiers impactés par une non-conformité. Tout type de document peut être stocké (courrier de délégation, révocation, pièces d’identité, etc.) que ce soit au niveau d’une fiche de délégation ou d’un contact.

Bénéficiez de workflows dédiés

GaLexy® offre différentes fonctionnalités de workflows qu’ils soient automatiques, liés à la valeur d’un champ, manuels (ad’hoc) afin de valider les courriers de délégations ou les processus mis en place par la Gouvernance de votre Groupe.

Sécurisez la signature en ligne

La signature électronique est un outil de plus en plus utilisé pour valider des courriers ou d’autres typologies de documents. Legal Suite offre des API sécurisés et qui bénéficient d’une grande notoriété tant nationale qu’internationale. Les différents niveaux de signature électronique peuvent être revus ou adaptés en fonction de votre politique interne et de l’outil préconisé par votre Groupe.

Cartographiez la chaîne des délégations pour une meilleure maîtrise des risques de responsabilités (pénale, civile, sociale, financière, etc.).
Bénéficiez d’alertes en cas de modification d’un des acteurs associés aux pouvoirs délégués ou reçus.
Fluidifiez les restructurations grâce aux documents générés, aux fonctions workflows, rapports et organigramme.
  • Gestion de tout type de délégation
  • Suivi de la chaîne de délégations et seuils associés à chaque pouvoir
  • Génération, stockage, validation, signature électronique des délégations
  • Détection des non-conformités
  • Cartographie des délégations du Groupe.

Outils transverses

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IA dans les directions juridiques : stratégies, confidentialité de données et collaboration

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IA dans les directions juridiques : stratégies, confidentialité de données et collaboration
L'intervention du Pr. Christophe Roquilly, Directeur de l'EDHEC Augmented Law Institute, dans le cadre de la table ronde "L'ImpAct de l'IA pour les juristes en 2024 : Technologie, compétences, cas d'usages".

Évolution de l'IA et stratégies alignées dans la transformation digitale juridique

Je m’intéresse à l'IA dans le monde du droit depuis plus de 20 ans. À cette époque, nous parlions de « bibliothèque ontologique » et de «logique déontique ». C'était le début des systèmes experts en droit, qui ont ensuite explosé.

La combinaison de méthodes top-down et bottom-up est essentielle tant pour les Directeurs Juridiques que pour les équipes juridiques en général, afin de s’aligner sur la vision stratégique et la transformation digitale de l’entreprise.

Transparence et innovation incrémentale : les clés du succès pour les process juridiques dans l'Ère de l'IA

Les process de l’équipe juridique sont les éléments primordiaux lors de l’utilisation d’un logiciel. Ils doivent donc s’inscrire dans une vision d’entreprise et répondre à un devoir de transparence, en particulier par rapport aux salariés.

Je ne crois pas aux grands plans de transformations à 5 ou 10 ans. Les projets titanesques, selon moi, n’arrivent jamais au bout. En revanche, ce qui marche, c’est l’innovation incrémentale. Procéder par itération, par petits pas.

Le marketing est évidemment omniprésent dans ce qui est appelé l’IA aujourd’hui. C’est le mot magique et elle est désormais partout. Un phénomène classique dans toute innovation est le mécanisme d’attirance et de répulsion.

Sécurité et confidentialité : impératifs éthiques dans l'utilisation de l'IA Juridique

Et il y a donc aussi une répulsion, ou des craintes, liée à la confidentialité et à la sécurité des données. Les directives émises par des instances comme le barreau de Californie ou l’autorité de réglementation des avocats en Angleterre et au Pays de Galles illustrent bien ces préoccupations.

Globalement, il existe toujours un pourcentage minoritaire de personnes résistantes à l’innovation ou au changement technologique. Aujourd’hui, les directions juridiques testent l’IA mais il est important que cela se passe dans le respect des conditions de sécurité.

La première étape de l’application de l’IA sont les tâches avec des risques et des impacts clients très modérés. Cela permet de tester le modèle sans nécessairement utiliser des données clients ou des données confidentielles.

Briser les Silos et favoriser l’innovation : L'IA au service de la collaboration entre la fonction juridique et la DSI

L'IA est un moyen extraordinaire de casser les silos, quand ils existent encore, entre la fonction juridique et les autres fonctions de l’entreprise, notamment la DSI dans des conditions de sécurité et d’innovation optimales.

Source : cet article a été rédigé sur la base du livre blanc : "L'ImpAct de l'IA pour les juristes en 2024 : Technologie, compétences, cas d'usages"
 

 

 

IA pour les directions juridiques : Enjeux, Opportunités et Cadre Réglementaire

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IA pour les directions juridiques : Enjeux, Opportunités et Cadre Réglementaire
L’intégration de l’intelligence artificielle (IA) générative représente à la fois un formidable levier de transformation et un défi majeur pour les directions juridiques. Alors que ces technologies promettent d’optimiser les processus, de décupler l’efficacité et de révolutionner la prise de décision, elles soulèvent également des questions stratégiques, éthiques et organisationnelles cruciales.  
 

Cadre réglementaire européen et français : Pilier de l'intégration de l'IA générative dans les directions juridiques
Le cadre réglementaire, notamment en France et dans l’ensemble de l’Union européenne, joue un rôle pivot dans cette intégration.


La législation européenne, avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et les régulations émergentes sur l’IA, pose des principes fondamentaux de transparence, de sécurité des données et de respect de la vie privée.  

En France, la Loi Informatique et Libertés révisée, alignée sur le RGPD, encadre l’utilisation des données personnelles, y compris dans les applications d’IA. Ces textes législatifs ou réglementaires créent un cadre de confiance nécessaire pour l’adoption de l’IA générative, tout en imposant des limites strictes visant à protéger les droits individuels et à assurer une utilisation éthique de la technologie.  
 

L'intégration de l'IA générative dans les directions juridiques: Quels enjeux stratégiques ?


Les enjeux stratégiques liés à l’intégration de l’IA générative dans les directions juridiques sont multiples. D’une part, cette technologie offre l’opportunité d’améliorer significativement l’efficacité des processus juridiques, de la rédaction de contrats à l’analyse de dossiers complexes, permettant ainsi aux juristes de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. D’autre part, elle nécessite une réflexion approfondie sur la gestion du changement, l’évolution des compétences requises et la reconfiguration des équipes juridiques.
 

Éthique de l'IA Générative dans le domaine juridique : Équité, Transparence et Confidentialité


Sur le plan éthique, l’adoption de l’IA générative dans le domaine juridique soulève des questions fondamentales.  

Comment garantir l’équité des décisions prises ou assistées par l’IA ?  
Comment assurer la transparence des processus et la traçabilité des décisions ?  
L’intégrité et la confidentialité des données traitées par ces systèmes doivent également être impérativement préservées, compte tenu de la sensibilité des informations manipulées par les directions juridiques.

Adapter les directions juridiques à l'ère de l'IA générative: quels changements organisationnels ?  

Les problématiques organisationnelles liées à l’implémentation de l’IA générative ne sont pas moindres. Elles impliquent non seulement une adaptation technologique, mais aussi un changement culturel au sein des organisations. La formation et la sensibilisation des équipes juridiques à ces nouvelles technologies, ainsi que le développement d’une approche collaborative entre les juristes et les experts en IA, sont essentiels pour tirer pleinement parti des avantages de l’IA générative.  

L’intégration de l’IA générative n’en est qu’à ses prémices, mais déjà les directions juridiques se sont saisies du sujet. Prêtes à relever ce nouveau défi de la transformation de leur métier.

Source : cet article a été rédigé sur la base du livre blanc : "L’ImpAct de l’IA pour les juristes en 2024: Technologie, compétences, cas d’usages".
 

Intelligence artificielle & pratique juridique : quelles tâches automatiser ?

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Intelligence artificielle & pratique juridique : quelles tâches automatiser ?
L'intelligence artificielle repense le quotidien des directions juridiques en permettant d'automatiser les opérations répétitives ou de soutenir les juristes dans leurs recherches et la gestion des données. Derrière ces tâches, se cache en réalité une transformation profonde des pratiques métier.

Intelligence artificielle et logiciel juriste : quelles tâches juridiques déléguer à l’IA ?

L’IA permet déjà d’automatiser de nombreuses tâches comme la rédaction d’emails ou la vérification d’informations. Intégrée aux logiciels juridiques, elle offre aux directions juridiques la possibilité de passer moins de temps sur des tâches laborieuses, pour mieux se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée. Tour d’horizon des automatisations possibles.

Automatiser les tâches répétitives avec un logiciel juridique

L'adoption de logiciels juridiques dotés d'intelligence artificielle transforme profondément la manière dont les directions juridiques abordent les tâches répétitives comme la recherche documentaire, la gestion de contrats, la veille réglementaire ou la documentation juridique.

A la clé, une réduction significative du temps passé qui permet aux juristes de se concentrer sur des missions à plus haute valeur ajoutée. En intégrant l'IA, les directions juridiques optimisent ainsi leurs opérations, et renforcent leur compétitivité.

Automatiser les documents juridiques avec une solution juridique

L'automatisation des documents juridiques grâce à des solutions juridiques spécialisées permet de créer, de réviser et de gérer les documents de manière plus efficace, réduisant ainsi les risques d'erreurs et accélérant le processus de traitement des dossiers juridiques. En simplifiant la création, la gestion et l'analyse des documents, l’IA libère les juristes des tâches administratives, leur permettant de se consacrer pleinement à des activités à plus forte valeur ajoutée telles que le conseil stratégique, la négociation et la prise de décision éclairée.

Soutenir le juriste dans la recherche juridique

L'intégration de moteurs de recherche alimentés par l'intelligence artificielle est un atout pour faciliter la recherche juridique. Ces outils avancés favorisent la découverte de précédents juridiques et de cas similaires avec une rapidité et une efficacité sans précédent. En rendant l'accès à l'information juridique plus direct et plus pertinent, l’IA permet aux juristes de consolider leurs arguments et de prendre des décisions éclairées plus rapidement, améliorant ainsi la qualité du conseil fourni.

Gérer les données avec un logiciel juridique basé sur l’IA

Les logiciels juridiques basés sur l'intelligence artificielle transforment la gestion des données en automatisant la collecte et l'analyse de vastes ensembles d'informations. En transformant les données brutes en insights, elles accélèrent la prise de décision, contribuent à une meilleure gestion du risque et à l'optimisation des stratégies juridiques. Cette évolution promet un gain de temps considérable pour les juristes, mais aussi une plus grande précision dans le travail juridique, ouvrant ainsi la voie à une nouvelle ère d'excellence opérationnelle.

Intelligence artificielle et logiciel juriste : quels avantages pour les directions juridiques ?

Si l’intégration de l’IA aux logiciels juridiques permet d’automatiser un certain nombre de tâches, elle offre également de nombreux avantages.

IA et logiciel juridique pour optimiser les coûts

L'intégration de l'intelligence artificielle dans les logiciels juridiques se traduit par une optimisation significative des coûts pour les directions juridiques. En automatisant les tâches chronophages et en réduisant le besoin d'interventions humaines pour des opérations standardisées, les coûts associés à la main-d'œuvre et aux erreurs humaines diminuent. Cette efficience accrue permet aux services juridiques de réallouer leurs ressources financières vers des initiatives stratégiques, contribuant ainsi à une gestion plus économique et judicieuse des budgets.

Réduire les risques d’erreurs et renforcer la conformité avec l'IA

L'utilisation de l'IA et des logiciels juridiques facilite la gestion des risques et la conformité en permettant une surveillance continue et une analyse précise des données légales et réglementaires. Ces outils identifient et alertent automatiquement sur les potentielles non-conformités ou anomalies, permettant ainsi aux directions juridiques d'agir proactivement pour les résoudre. En conséquence, les risques de litiges, de sanctions, ou de réputation sont significativement réduits, garantissant une conformité rigoureuse aux réglementations en vigueur.

Garantir la traçabilité des opérations avec un logiciel juridique

L'implémentation de logiciels juridiques équipés d'IA garantit une traçabilité sans faille des opérations juridiques. Ces systèmes enregistrent chaque action, document et décision, créant un historique détaillé qui facilite les audits, améliore la transparence et soutient la responsabilité.

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Témoignages Clients

"L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société."

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

 

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

 

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti.
»
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel
QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite. »
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners

 

Pour en savoir plus

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Notre équipe commerciale se fera un plaisir de s'entretenir avec vous lors d'un RDV téléphonique pour comprendre votre projet, vous proposer une démonstration de nos modules et vous apporter la solution qui répondra à vos enjeux.