Sociétés

Gérez vos filiales et participations ainsi que les évolutions de la vie sociale

Dans un contexte d’internationalisation, la gestion et le pilotage des entreprises est un enjeu majeur. Il est indispensable de mettre en place les processus de gouvernance de votre groupe ainsi que le suivi juridique, financier et administratif de vos filiales et participations.
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Bénéficiez d’une vision globale des filiales et participations de votre groupe

Gérez les filiales et participations de votre Groupe sur chaque continent. GaLexy® permet de s’adapter à toutes les spécificités légales et règlementaires dans des rubriques dédiées (informations englobant le périmètre, les immatriculations, les différents établissements, le suivi des évènements clés de chaque entité, etc.) avec une traçabilité complète des modifications.

Visualisez les mandats de chaque contact

Suivez les mandats de chaque contact que ce soit d’une personne physique ou morale de votre Groupe en fonction de la forme juridique de chaque pays. Bénéficiez d’alertes dédiées que ce soit sur la fin prévisionnelle, la fin de fonction, le cumul des mandats régi par le Code de Commerce, le terme des conventions règlementées, etc.

Anticipez et gérez la vie sociale de vos sociétés

Paramétrez vos instances avec la date, le type d’instance, la feuille de présence et les résolutions. L’application calcule automatiquement le quorum et le vote des décisions requis pour chaque réunion. Un planning de toutes les tâches vous est proposé avec des alertes liées à chaque étape en fonction d’une date limite. Le Générateur de documents permet aux administrateurs d’intégrer vos modèles pour gagner en productivité pour la vie sociale de chaque entité.

Suivez les données capitalistiques et financières

Renseignez les éléments capitalistiques et financiers de vos sociétés (capital, répartition, chiffres clés, dividendes, etc.). Visualisez l’évolution de chaque filiale ou participation de votre Groupe et partagez-les avec les différents départements de votre entreprise (direction, finance, comptabilité, etc.).

Cartographiez de manière chronologique les informations de vos sociétés

Bénéficiez de l’historique à une date donnée de chacune de vos sociétés via les rapports, la fiche de synthèse ou encore de la fonction organigramme. Ces informations peuvent être extraites et ajoutées à vos documents sociaux ou légaux. Cela permet aussi de pouvoir évaluer les performances et les éléments clés de la vie juridique de votre Groupe.

Le module Sociétés offre un suivi détaillé des filiales de l’organisation. Adapté aux exigences légales, il permet de gérer en toute transparence les événements de la vie sociale (mandats, opérations sur capital, opérations sur titres, …). La génération dynamique d’organigrammes offre une vision globale du périmètre social et de ses acteurs.
  • Cartographie des informations des filiales et participations directes et indirectes de votre groupe
  • Identification des établissements du groupe
  • Visualisation de l’évolution du capital et de l’actionnariat
  • Suivi des mandataires, de la vie sociale et documents associés
  • Gestion des chiffres clés, de la distribution des dividendes, etc.

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Les outils de travail collaboratif, source de différenciation et de performance du département juridique

Articles
Les outils de travail collaboratif, source de différenciation et de performance du département juridique

L’intelligence collaborative du département juridique se caractérise par la capacité de ses membres à interagir avec les partenaires internes et externes à l’entreprise pour assurer synergie et productivité. C’est pourquoi la mise en place d’outils tels que des logiciels spécialisés est un facteur déterminant dans la réussite des objectifs du département.

Olivier Fischer, Directeur Général de Legal Suite Canada, leader des technologies juridiques d’entreprise, revient sur les effets de ces nouveaux modes de fonctionnement et les outils nécessaires à leur mise en place.

De quelle façon l'intelligence collaborative, au cœur de nombreux domaines d'activité, impacte-t-elle le département juridique ? 

Nous observons depuis une dizaine d’années une évolution de la collaboration entre avocats au sein de leur département, mais aussi avec les autres entitées de l’entreprise. Ce phénomène s’explique en partie par les avancées technologiques et la nécessité d’optimisation de leur activité et des coûts qui y sont liés.

Au milieu des années 2 000, l’environnement des avocats en entreprise était moins collaboratif qu’aujourd’hui. En effet, la nécessité de performer, générée par la mondialisation et la concurrence accrue, ne s’était pas encore imposée. 

À cette époque, les premiers clients de Legal Suite recherchaient, par exemple, une application uniquement dédiée aux échanges d’informations internes du département juridique. Les besoins d’ouverture en interne, vers les autres départements, et en externe étaient rares, par souci de protection de l’information juridique.

Le développement de la collaboration entre les départements juridiques et leurs partenaires est une tendance qui a émergé il y a environ 3 ans, lorsque la transition numérique de notre société s’est accentuée, et avec elle, le renforcement de la sécurité des données. En effet, l’utilisation de logiciels dédiés à la collaboration permet de renforcer leur compétitivité à travers l’automatisation de l’échange d’informations, la mise en place de procédures de validation et de systèmes de suivi des dossiers, etc. 
 
 

Comment expliquer cette tendance ?

L’utilisation d’outils informatiques non dédiés, tels que les tableurs, utilisés par les avocats en entreprise, ne répond plus complètement aux enjeux actuels d’efficacité.

En effet, ils doivent faire face à une augmentation de leur charge de travail, à des clients plus exigeants et à des échéances plus courtes. Ils cherchent par conséquent à être plus efficaces et pertinents lorsqu’il s’agit de répondre aux sollicitations de leurs clients internes. Les avocats attendent également de leurs partenaires externes, par exemple des cabinets, la même efficacité. Le recours à des outils qui leur permettent d’atteindre un tel standard d’efficacité est alors nécessaire.

Legal Suite a d’ailleurs été créé pour répondre à ces enjeux. En effet, fort de ses 25 années d’expérience en tant que responsable juridique, le Président Fondateur de Legal Suite, Patrick Deleau, a toujours eu a cœur de concilier droit et technologie à travers l’innovation. Nous avons ainsi compris très tôt que la collaboration entre les avocats en entreprise et leurs partenaires internes et externes est source de différenciation et de performance.

C’est ainsi que Legal Suite a développé le Portail collaboratif Open Law®. Cette plateforme offre notamment l’harmonisation des processus, la dématérialisation des échanges, la collaboration en temps réel et des espaces de travail interactifs et sécurisés.
 

Comment ces outils permettent-ils d'améliorer la productivité du département juridique ? 

La mise en place de tels outils est un facteur de compétitivité et fait partie intégrante de la stratégie du département juridique.  Ils impactent en effet directement sa capacité à développer son intelligence collaborative et à faire face à une pression budgétaire en constante augmentation.

Cependant, bien que l’on observe aujourd’hui une prise de conscience de la part des avocats en entreprise, l’adoption de ces solutions reste trop marginale. Beaucoup utilisent encore des moyens traditionnels d’échange qui n’apportent aucune valeur ajoutée à leur performance. D’autres ont développé leurs propres bases de données centralisées, qui peuvent être par ailleurs très efficaces si l’entreprise possède une culture du partage de l’information.

Mais ce type d’outil connait des limites, car ils ne sont pas spécifiques aux besoins juridiques, d’où l’intérêt de se tourner vers des outils spécifiquement développés pour répondre à leurs besoins, comme le propose Legal Suite.
 

Quelle est la valeur ajoutée du portail collaboratif OPEN LAW® développé par Legal Suite ?

Le Portail collaboratif Open Law® est source de productivité sur de nombreux plans.

Toute collaboration est d’abord fondée sur la centralisation de l’information. C’est pourquoi l’ensemble des communications effectuées à travers le portail sont historisées et permettent de faciliter le suivi de l’évolution d’un dossier sans passer par ses courriels.

Le partage des informations est d’autre part bidirectionnel entre le département juridique et l’extérieur, ce qui génère une capacité d’action instantanée. La mémoire de l’entreprise est ainsi préservée. En cas de litige par exemple, il est possible d’auditer et de rassembler toutes les pièces du dossier pour établir la stratégie à adopter par l’entreprise.
 

Comment se différencie l'offre Legal Suite par le marché ? 

Notre expérience de plus de 16 ans sur le marché des nouvelles technologies appliquées au domaine juridique, nous a confronté aux difficultés et aux défis que représentent le développement en interne de tels outils et leur mise en place.

Lorsque l’organisation décide de développer son propre outil, la communication entre avocats et développeurs demeure très compliquée car leur langage diffère. Le processus est donc long et fastidieux. De plus, les développeurs sont recrutés la plupart du temps uniquement lors de la phase de création du logiciel, puis quittent l’entreprise quelques mois après la mise en place, ce qui entrave les actions de maintenance et de suivi. Par ailleurs, aucune évolution du produit n’est prévue durant l’utilisation de l’outil.

C’est pourquoi, suite à ce constat, nous avons choisi d’allier notre expertise juridique et notre performance technique. Notre modèle se compose à la fois de spécialistes juridiques à l’écoute des besoins et des contraintes des avocats, disposant d’une vision pratique de leur métier, et d’experts techniques en pointe dans les nouvelles technologies. Notre valeur ajoutée se situe donc à la fois dans la phase de recherche et développement et dans le suivi de nos clients une fois le logiciel mis en place. Cette démarche permet ainsi au département juridique de tirer la meilleure rentabilité de leur investissement initial.
 

Selon vous, comment vont évoluer les besoins collaboratifs du département juridique dans les années à venir ?

Ce département s’ouvre progressivement vers ses clients internes et se positionne davantage comme partenaire. Les technologies appliquées au domaine du droit évoluent avec les modèles économiques et l’essor toujours plus rapide des nouvelles technologies.

Le besoin d’interaction et de productivité du département juridique est de plus en plus prégnant, et peut lui permettre, à terme, de justifier une augmentation de leur budget au vue de leur charge de travail.

La nécessité d’ouvrir ces portails vers l’externe, disponibles sur site mais également dans le nuage, induira des problématiques de cyber sécurité. Chez Legal Suite, nous proposons dès à présent la possibilité de s’identifier en SSO. Il est en effet primordial pour nos équipes de développer des outils de plus en plus fiables. C’est un des défis majeurs qu’il faudra relever dans les années à venir.

Article paru sur le Blogue du CRL (Comité de Recherche et Législation du Jeune Barreau de Montréal), également consultable ici.


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Témoignages Clients

"L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société."

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

 

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti.
»
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel
QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite. »
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners

 

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