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Dépenses
juridiques

Maîtriser et piloter la gestion de vos dépenses juridiques grâce à une solution innovante

Le module dépenses juridiques de Septeo Legal Suite assure un suivi complet des coûts liés aux conseils externes, conformément aux normes internationales. Il offre une analyse détaillée des budgets de chaque dossier, permettant une gestion précise des dépenses juridiques. En simplifiant la gestion et la facturation des conseils externes, il favorise une optimisation des processus tout en maintenant un contrôle global sur les budgets. Cette transition vers une gestion automatisée renforce l'efficacité opérationnelle des entreprises, tout en améliorant leur capacité à maîtriser leurs coûts juridiques.
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Avantages

Réduisez les coûts grâce à une gestion automatique des dépenses externes

  • Négociation sécurisée des accords de frais et des conditions contractuelles avec les conseillers externes.
  • Échange d'informations en temps réel via un espace de travail privé et communication interactive au sein de GaLexy®.

Détectez les risques et évitez les erreurs de facturation grâce à un système d’alertes 

  • Identification des non-conformités en utilisant des règles prédéfinies (dépassements, budget estimé, contrôle du temps passé).
  • Gestion proactive des alertes au niveau global, par département ou par dossier.
  • Validation rapide des factures avec des règles prédéfinies pour des approbations plus rapides.

Rationalisez le traitement des factures grâce à l'automatisation

  • Validation des factures à l'aide de règles prédéfinies pour des approbations plus rapides.
  • Transmission automatique des factures pour paiement.
  • Création de flux de travail pour vous assurer de repérer les cas de non-conformité.

Gérez l'ensemble de vos dépenses juridiques en temps réel

  • Comparaison des coûts réels par rapport aux budgets selon les dossiers.
  • Création automatique de budgets prévisionnels basés sur l'historique des dépenses.
  • Surveillance en temps réel pour toujours connaître vos chiffres.

Améliorez votre gestion des prestataires de services

  • Suivi de la facturation des consultants externes et dépenses liées.
  • Centralisation au sein d'une seule plateforme pour surveillez les dépenses externes, favorisant la transparence à l'échelle de l'entreprise.
  • Facilitation des négociations sur des tarifs compétitifs pour réduire et optimiser les dépenses.

Fonctionnalités

Personnalisation du flux de travail lié à la facturation
 
Assurez l'exactitude des informations en appliquant des flux de travail automatisés pour la validation des factures et le suivi des honoraires. Cette transition stratégique rapproche les entreprises de l'automatisation totale des processus de facturation et de comptabilité.
Contrôle automatisé de l'ensemble des dépenses juridiques
 
Identifiez les non-conformités et optimisez vos processus sans effort supplémentaire. Ne laissez plus les coûts imprévisibles entraver votre progession.
Gestion efficace du temps et transmission automatique des dépenses juridiques

Économisez du temps et gérez vos tâches avec un portail dédié au traitement et à l'organisation de vos dépenses. Assurez une validation rapide des factures avec des règles pré-définies pour des approbations plus rapides.

Outils transverses

Fondamentaux

  • Notifications
  • Workflows
  • GED
  • Annuaire centralisé
  • Plug-in Outlook
  • Génération de documents
  • Multilingue
  • Gestion des temps
  • Configurateur avancé
  • Recherche
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  • Rapport & KPI

Collaboration

  • Portail Collaboratif
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  • GaLexyApp
  • GaLexyBot
  • GaLexyChat

Digitalisation

  • Intelligence Artificielle (IA)
  • GaLexyDoc
  • Bibliothèque
  • Signature électronique
  • OCR

Nos Articles

Legal Suite décroche la certification ISO 9001

Articles
Legal Suite décroche la certification ISO 9001











Legal Suite a reçu la certification ISO 9001 qui place la qualité au cœur des enjeux de l'entreprise.

  • Satisfaction clients

  • Reconnaissance du modèle de management

  • Implication de la direction dans un système de management de qualité 



« Nous sommes très fiers d’obtenir la certification ISO 9001 qui vient reconnaître et attester l’implication générale des équipes dans notre politique d’amélioration continue et de satisfaction de nos clients. »
Thierry Mallat, Directeur Général de Legal Suite
 
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Legal Suite ouvre une nouvelle antenne à Dubaï

Articles
Legal Suite ouvre une nouvelle antenne à Dubaï 
Paris, le 2 octobre 2018 - Après le Canada et les Etats-Unis, Legal Suite pose officiellement ses valises aux Emirats arabes unis. Le leader français des éditeurs de logiciels juridiques d’entreprise est fier d’annoncer la création de sa nouvelle antenne à Dubaï. Premières étapes de son implantation : l’ouverture d’un bureau dans la zone d’activité commerciale de l’aéroport de la ville et l’arrivée d’un business développer

Cap vers le Moyen-Orient

Legal Suite poursuit son développement à l’international et pousse les portes du Moyen-Orient. Pour accueillir sa nouvelle antenne, Legal Suite compte désormais une nouvelle adresse dans la zone d’activité commerciale de l’aéroport de la ville. En outre, elle nomme Rami Allam business developper. Véritable lien entre les équipes françaises et dubaïotes, Rami a pour missions de constituer l’équipe locale et de promouvoir les solutions Legal Suite dans la région. Il assure également un support au quotidien auprès des clients, permettant ainsi une meilleure réactivité.
 

Des solutions adaptées à la pratique juridique orientale

Forte du succès de projets ambitieux à Dubaï, ou encore en Arabie Saoudite, Legal Suite a su, depuis quelques années, trouver sa place au Moyen-Orient. Parmi les derniers grands projets déployés, on peut citer le déploiement des modules Matter Management et E-Billing au sein de la société Saudi Aramco, première compagnie pétrolière mondiale implantée en Arabie Saoudite. Le module E-Billing, notamment dédié à la gestion de la facturation électronique des activités juridiques, est désormais utilisé par quelque 200 juristes au sein de Saudi Aramco ainsi que dans ses cent cabinets d’avocats. Les juristes de la compagnie Ooredoo, société de télécommunication qatarie, utilisent, pour leur part, le module Conseil pour la gestion de leur activité et le suivi des consultations dont ils ont été saisis. D’autres compagnies implantées dans la région telles que BeinSport, DP World et GBI ont également choisi de faire confiance à Legal Suite.
 

Une pratique légale en mutation

A l’instar des juristes européens, les entreprises du Moyen-Orient prennent le tournant de la transformation digitale. Les départements juridiques leur emboîtent ainsi le pas et engagent à leur tour une profonde mutation qui touche tant les process (mode collaboratif) que les solutions (globales et digitales).


A propos de Legal Suite

Leader des technologies juridiques d’entreprise, Legal Suite, éditeur de logiciels juridiques accompagne la performance de ses clients en déployant son expertise sur les marchés du Pilotage juridique d’entreprise (Enterprise Legal Management – ELM), de la Gestion du cycle contractuel (Contract Lifecycle Management – CLM), et de la Gouvernance, du Risque et de la Conformité (Governance, Risk and Compliance – GRC). Les logiciels développés couvrent l’ensemble des domaines d’intervention des directions juridiques : Contrats, Conseil, Sociétés, Contentieux, Délégations, Propriété intellectuelle, Baux-Immobilier etc. Implantée en France, en Europe et en Amérique du Nord, le Groupe Legal Suite capitalise sur plus de 20 ans d’expérience, plus de 1000 projets, plus de 600 clients et 50 000 utilisateurs à travers le monde.
 

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Contacts presse
Laurent Cohen De Lara – Legal Suite - Responsable Marketing & Communication - +33.1.82.79.05.35
Rami Allam – Legal Suite - Business Developper - +971 54 403 3998
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Baux immobiliers : comment fiabiliser la révision des loyers

Articles
Baux immobiliers : comment fiabiliser la révision des loyers 
La gamme de logiciels juridiques GaLexy de Legal Suite accompagne désormais les juristes dans la gestion du patrimoine immobilier grâce au module Baux-Immobilier. Celui-ci offre une vision complète du patrimoine foncier ou locatif en France et à l’international. Du suivi des informations du parc immobilier du groupe à la maitrise effective des risques juridiques et financiers, en passant par la révision automatique des loyers, zoom sur la gestion immobilière dématérialisée.

Profiter de la révision automatique des loyers

La révision des loyers des baux commerciaux, quelles que soit leurs caractéristiques, est souvent source d’erreur. Afin de fiabiliser les calculs des révisions successives, le module Baux-Immobilier intègre un algorithme de calcul du loyer théorique s’appuyant sur divers paramètres tels que le type d’indice, les valeurs de base et de comparaison, les éventuels facteurs minorant ou majorant le montant du loyer révisé (tels que des plafonds ou planchers d’augmentation, coefficient d’indexation, etc.) Grâce à un traitement automatisé, l’application se charge de mettre à jour chaque bail du montant annuel du loyer théorique selon la fréquence et la date de révision définies.

Ne manquer aucune échéance

Le suivi des périodes du bail est généralement un casse-tête pour les départements juridiques qui comptent un large portefeuille de baux commerciaux. Date de signature, de prise d’effet, durée de préavis, ou encore date limite de congé, les juristes sont amenés à manipuler un grand nombre d’échéances propres à chaque bail, voyant le risque de manquer une date clé s’accentuer. Pourtant, ils peuvent s’appuyer sur des outils de gestion dématérialisés tels que le module Baux-Immobilier afin de suivre ces échéances grâce aux alertes et notifications. Paramétré pour assurer la génération automatisée des périodes selon le type de titre et la localisation du site, il répond également aux besoins des groupes implantés à l’international.

Suivre minutieusement chaque évènement

Le module Baux-Immobilier permet de suivre tous les événements qui peuvent impacter la vie du bail ainsi que le loyer : allégement ou augmentation du loyer, franchise, avenant de renouvellement ou mise en jeu de l’option de résiliation. Il actualise le loyer théorique en temps réel en prenant en compte l’indexation. Le journal d’événements offre une traçabilité dans l’ordre chronologique défini. En outre, la gestion des échéances du loyer théorique est facilitée grâce à un tableau affichant dynamiquement les échéances selon la fréquence de paiement déterminée (mensuelle, trimestrielle, semestrielle…). L’outil permet ainsi d’obtenir une vision globale et actualisée de l’échéancier de paiement du loyer.

Le module Baux-Immobilier par Legal Suite

Le patrimoine immobilier requiert des procédures de gestion souvent complexes, associées à une pluralité de typologies de biens, d’interlocuteurs, de corps de métiers et de domaines du droit convoqués. Le module Baux-Immobilier offre une gestion à la fois simple, complète et efficace. Conçu pour inventorier le parc immobilier de l’entreprise dans le but de le valoriser, ce module est utilisé par les services juridiques comme un outil de gestion des baux de toute nature. Ce module s’intègre dans la gamme GaLexy® de Legal Suite.
  • Répertorier l’ensemble de vos patrimoines fonciers ou locatifs et les visualiser sur une carte interactive.
  • Tracer toute l’information liée à l’inventaire et à la gestion du parc en temps réel.
  • Éditer des rapports de synthèse sur votre patrimoine foncier et/ou votre parc locatif.
  • Personnaliser les période de bail, leurs dates de fin de période et limite de congés
  • Découvrir le module Baux-Immobilier.

 

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Témoignages Clients

« L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société. »
 

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »
 

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti. »
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel
QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite. »
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable.»
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners


Pour en savoir plus

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Vous avez une question sur les solutions Legal Suite? Vous avez besoin d'accompagnement dans la définition de votre projet?
 
Notre équipe commerciale se fera un plaisir de s'entretenir avec vous lors d'un RDV téléphonique pour comprendre votre projet, vous proposer une démonstration de nos modules et vous apporter la solution qui répondra à vos enjeux.