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Dans le domaine juridique le ebilling concerne les entreprises qui font appel à des cabinets d’avocat.
Voyons comment fonctionne le ebilling, ce qu’il apporte et quelles sont les entreprises qui gagneraient à adopter cette solution innovante pour leur département juridique.

Comment fonctionne une solution d'ebilling ?

Le principe est simple.
 

Le département juridique de l’entreprise définit les règles de facturation dans son logiciel d’ebilling (référentiel des prestations juridiques, prix négociés avec le cabinet…).
 

Les avocats se connectent à la solution d’ebilling de leur client et créent leurs factures en ligne. Le client valide les factures et elles sont intégrées à l’ERP pour paiement. Tous les éléments de suivi des travaux et de facturation des honoraires d’avocat sont ainsi centralisés dans un outil unique.

Les bénéfices du ebilling

Maîtriser les coûts grâce au ebilling

Le ebilling apporte un parfait contrôle de la sous-traitance des prestations juridiques aux avocats et assure ainsi la maîtrise des coûts juridiques. Il apporte une solution pour vérifier que les règles fixées par l’entreprise sont respectées par les services.
 

Il permet aussi de contrôler de façon automatisée la conformité de la facturation à ce qui été négocié avec chaque cabinet :
 

• Avoir une vue précise et rapide des travaux réalisés conformément au contrat
• Vérifier que les avocats ont respecté les règles internes de l’entreprise
• Contrôler tous les éléments de la facturation (taux horaire, frais de déplacement…)

Le contrôle des factures est bien plus simple et plus rapide. On passera d’une à deux heures à quelques minutes pour le réaliser.
 

Une collaboration performance entre juristes et avocats

Disposer d’un espace commun sécurisé permet de renforcer la collaboration sur les dossiers. Le processus de traitement des dossiers est mieux suivi et il est plus facile de rectifier le tir en cas de besoin.
 

Globalement le ebilling apporte plus de transparence et de performance aux processus juridiques.
 

Qui a besoin du ebilling

Un pas de plus vers la digitalisation

En France le recours à l’ebilling pour la facturation des prestations d’avocat est encore naissant.
Les entreprises qui sont déjà engagées dans la digitalisation de leurs processus juridiques, adopteront naturellement le ebilling.
 

Si elles ne sont pas encore digitalisées c’est peut-être un de leur cabinet qui le sera et qui proposera de mettre en place ce type de solution pour mieux collaborer.
 

Les grandes entreprises et les entreprises internationales

Les grandes entreprises déploient ce type de solution à des fins de pilotage budgétaire et de contrôle des coûts.
Mais même les PME peuvent avoir intérêt à adopter l’ebilling. Surtout si elles se développent en Amérique du Nord où il est plus répandu.

 

Un référentiel des prestations juridiques

En Amérique du Nord, le ebilling est plus largement adopté par les entreprises et les cabinets d’avocats.

La norme LEDES a été créé afin de classifier les différents services juridiques des avocats dans le référentiel unique UTBMS.

En France les entreprises devront créer leur propre référentiel pour définir les prestations facturables et les catégoriser.

Réussir son déploiement ebilling

Comme tout projet, le déploiement du ebilling sera réussi à certaines conditions.
 

• Une méthodologie de projet performante
• L’adéquation de la solution aux besoins
• L’adhésion des équipes et leur accompagnement à l’utilisation de la solution

Au final, l’ebilling, apporte une excellente visibilité des dossiers juridiques de l’entreprise.
 

Il permet donc au juriste de prendre du recul et de se focaliser sur les aspects plus stratégiques de son métier.
 

De quoi apporter de nouvelles perspectives d’optimisation aux équipes juridiques !

L'intervention de Moise Zapater, Directeur Innovation (Septeo) dans le cadre de la table ronde "L'ImpAct de l'IA pour les juristes en 2024 : Technologie, compétences, cas d'usages".  

Grâce à l’IA, l’analyse de données est plus rapide, plus pertinente et plus efficace, comme lire un document ou observer une image. C’est le concept du «collaborateur augmenté ». Ce gain de temps représente un changement majeur car il nous permet de réallouer une partie de notre énergie à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les algorithmes utilisés dans l’IA existent depuis plus d’un demi-siècle. En revanche, leur exploitation et notamment celle des IA génératives n’est devenue économiquement viable à très grande échelle que depuis fin 2022 avec l’arrivée d’un premier LLM (Large Language Model) grand public mis à disposition gratuitement : ChatGPT d’OpenAI. 

Révolution de l'IA : Vers un Collaborateur Augmenté

D’après une étude d’Amazon Web Services (AWS) et réalisée par le cabinet de consultants Strand Partners, le nombre d’entreprises ayant adopté l’IA a augmenté de 35% entre 2022 et 2023,montrant une forte adoption en seulement quelque mois. Jamais une technologie n’a été adoptée aussi rapidement ChatGPT a atteint 1 million d’utilisateurs dès ses premiers jours de lancement en novembre 2022 (Brockman, 2023). Une telle rapidité n’a pas permis la construction du cadre juridique nécessaire permettant son utilisation tout en préservant ses utilisateurs.

Chez Septeo, notre premier réflexe a été d’impliquer le département juridique pour déterminer ce qu’il était possible de faire et ce qui ne l’était pas. Je pense que les juristes font partie des populations les plus exposées à l’IA et son utilisation. En réalité, ils sont probablement en avance car ils sont les premiers confrontés.

Importance de l'Expérimentation dans l'Intégration de l'IA

Pour initier le processus et convaincre de la valeur ajoutée, l’expérimentation est essentielle. Il est crucial de se lancer, de sortir de son bac à sable pour vraiment saisir les enjeux. Tester permet de comprendre concrètement et de mesurer l’impact. Nous avons la chance, dans le cadre de nos programmes, de disposer de méthodologies pour évaluer l’efficacité : en équipant une équipe de l’outil tout en laissant une autre sans, ou même en observant l’amélioration de la productivité au sein d’une même équipe.

Les résultats sont tangibles : une augmentation de la productivité, une capacité accrue à traiter davantage de problématiques et de cas d’usage, ainsi qu’une augmentation du nombre d’écrans gérés. Convaincus par ces résultats, la question suivante est de savoir comment se protéger. Habituellement, c’est le moment de consulter la direction juridique.

La première étape consiste à reconnaître l’intérêt financier pour l’entreprise, souvent matérialisé par un gain de productivité grâce à ces outils. Après avoir constaté un gain de 20% de productivité, la décision d’acquérir la licence s’impose. Cependant, l’acquisition de l’outil soulève la question de son intégration : comment l’utiliser efficacement ? Comment accompagner les équipes face à ce qui peut être perçu comme une concurrence ? L’importance de l’expérimentation est réaffirmée.

Surmontant les Réticences : L'Essor de l'IA dans les Entreprises

Lorsque nous rencontrons une réticence initiale des collaborateurs, notamment de la part des plus techniques, la proposition est de commencer par tester l’outil sur des sujets sans impact. À la suite de cela, plus de 80% des collaborateurs reconnaissent que cela leur change la vie. L’importance de rester attentifs aux tendances du marché du travail en matière de solutions informatiques est cruciale pour nous. Initialement, nous nous concentrons sur cette priorité, puis nous procédons à une évaluation.

Nous obtenons rapidement des preuves concrètes de notre progression. Six mois plus tard, nous entamons un nouveau cycle budgétaire, moment où chaque participant apporte sa contribution et nous ajustons nos plans en conséquence. Cela concerne principalement nos opérations internes. Mais ce processus nous av amené à nous interroger sur la manière d’exploiter cette dynamique pour mieux servir nos clients. 

Sécurité des Données dans le Monde de l'IA : Enjeux et Précautions

Quelles actions entreprendre ? Quels défis anticiper ? La première question c’est : où vont nos données ? Aux États-Unis ? En Chine ? Aujourd’hui, OpenAI est américain, avec derrière Microsoft. Saviez-vous d’ailleurs qu’on peut prendre deux types de contrats, un chez Microsoft et un chez OpenAI. Les deux sont hébergés au même endroit. Dans le premier, celui de Microsoft, il est mentionné « nous n’utiliserons pas vos données », donc vous pouvez vous retourner contre eux si nécessaire. Dans le second cas, celui d’OpenAI, rien n’est écrit.

Garantir la pertinence et la sécurité des Données clients : Une approche axée sur la segmentation et la distinction

Nous avons procédé à une analyse approfondie et conclu qu’il est essentiel d’allier sécurité et pertinence (Intelligence Artificielle :quel impact sur les juristes ? (septeo.com)). Une réflexion émerge : comment garantir cette pertinence ? Il est impératif d’exploiter précisément les données spécifiques à chaque client, évitant ainsi toute confusion avec celles d’autres clients. Cette nécessité de distinction assure la pertinence des réponses fournies et, de fait, impose une segmentation stricte des données pour répondre aux enjeux de sécurité.

Cette démarche ne relève pas d’un luxe mais d’une exigence fonctionnelle : la séparation des bases de données devient alors incontournable. Une segmentation stricte des données pour répondre aux enjeux de sécurité.‍

Source : cet article a été rédigé sur la base du livre blanc "L'ImpAct de l'IA pour les juristes en2024 : Technologie, compétences, cas d'usages". 

L'intervention d’Anna-Catherine Bénard-Lotz, Responsable de la Commission Expert Innovation digitale & Directions Juridiques (AFJE), dans le cadre de la table ronde "L'ImpAct de l'IA pour les juristes en 2024 : Technologie, compétences, cas d'usages". 

La Commission Innovation Numérique & Directions Juridiques de l’AFJE regroupe environ 211 adhérents qui échangent régulièrement sur les sujets liés l’environnement technologique et numérique des directions juridiques, notamment concernant les outils digitaux. Récemment nos membres se sont particulièrement interrogés sur l’utilisation de l’IA, sur la façon dont ils pouvaient se préparer à l’intégrer, pour quels usages et sous quelle forme.

L'Engouement pour l'IA Générative : analyse des tendances et attentes

J’ai mené un sondage auprès de membres de la commission innovation numérique. Les résultats ne sont évidemment pas représentatifs de l’ensemble de la réalité rencontrée par les membres de l’AFJE, mais ils permettent de mettre en évidence des tendances, notamment concernant les directions juridiques de plus petite taille (c’est-à-dire comptant de 1 à 5 personnes, et plus rarement plus de 15 personnes). Le premier élément notable est un vrai engouement pour l’IA générative depuis l’arrivée de ChatGPT, et alors même que les directions juridiques interrogées affirment avoir une expérience assez modérée en termes d’utilisation de l’IA. Force est de constater qu’ils se sont tous familiarisés avec ChatGPT, au point que 50% d’entre eux déclarent l’utiliser dans un cadre professionnel. Cependant il faut noter que malgré l’engouement, les juristes souhaitent en premier lieu mesurer l’impact de l’IA sur leur métier.

Fonctionnement de l'IA : nécessité de compréhension et besoins en formation

Le second point intéressant est de comprendre comment fonctionne l’IA et ce qu’elle est. C’est justement ce manque de compréhension qui explique le fait qu’elle ne soit pas encore utilisée davantage. Et parce que nous sommes juristes, ce manque de compréhension se répercute sur les contrats, notamment au moment de la contractualisation avec les prestataires qui nous fournissent l’IA générative. Comment rédiger une clause contractuelle, qui va ensuite engager notre responsabilité, sur l’utilisation d’une IA générative si nous ne comprenons pas complètement comment celle-ci fonctionne ? Cela se traduit par un immense besoin de formation que nous avons relevé lors de la mise en ligne de notre annonce de formation à l’utilisation de ChatGPT.

Sécurité des Données et Confidentialité : défis majeurs à l'Ère de l'IA

On relève une autre constante lorsque nous parlons d’IA générative aux juristes : la crainte face à la sécurité des données. Cette crainte est double. Elle concerne tout d’abord celle de voir nos données nous échapper. Et la seconde concerne la peur d’interroger des données que nous ne considérons pas confidentielles mais qui finalement le deviennent. La protection des données et la confidentialité sont d’ailleurs les premiers défis de l’utilisation de l’IA au sein des directions juridiques. Ces thématiques s’accompagnent naturellement des problématiques liées à la cybersécurité, à la réglementation et à la conformité. La première attente en termes de fonctionnalités des outils est l’automatisation des tâches administratives, celles auxquelles le juriste n’apporte aucune valeur ajoutée. La seconde concerne l’analyse et la rédaction des contrats. Une autre, plus surprenante, est une aide à la négociation, notamment avec des termes commerciaux. Bien entendu, la synthèse de documents juridiques fait aussi partie des attentes récurrentes.

Directions Juridiques : Initiatives de déploiement d’un plan d’action concernant l’IA générative

Dans l’enquête menée auprès des membres de la Commission, nous avons posé la question du déploiement d’un plan d’action au niveau du service juridique. Trois réponses étaient proposées : « nous avons un plan d’action en cours de déploiement » ; « nous avons un plan d’action à déployer dans les mois qui viennent » ; « nous n’avons aucun plan d’action ».

En réalité, beaucoup de directions juridiques n’ont pas l’initiative des plans d’actions concernant l’IA générative, elles interviennent sur sollicitation. L’initiative provient de la Direction Générale ou est confiée à d’autres directions et en cela, elle peut rejoindre la gestion du RGPD, qui dans certaines structures n’est pas toujours sous la direction juridique, mais à la DSI par exemple. Pourtant, l’IA est aussi un sujet juridique par nature et c’est notre rôle en tant que juriste est de veiller à la mise en place d’un cadre juridique. Et même si la réglementation de l’IA est en cours d’élaboration, le juriste doit profiter de son positionnement central pour prendre ce sujet à bras-le-corps et ne pas rester simplement dans un rôle de technicien de la réglementation IA.

Ensemble vers l'IA : leadership Juridique actif et collaboration impérative

L’IA est un projet d’entreprise qui doit être mené ensemble . S’ils siègent au COMEX, les directeurs juridiques doivent faire redescendre l’information et encourager son équipe à embarquer dans ce sujet. Soyez à l’initiative au sein de la DJ et proposez des plans, au-delà du spectre juridique, communiquez, allez chercher l’information, allez voir ce qui se passe dans les autres services et vous former. Il s’agit d’un travail collaboratif en mode traverse.

Source : cet article a été rédigé sur la base du livre blanc : "L'ImpAct de l'IA pour les juristes en 2024 :Technologie, compétences, cas d'usages".