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L’intelligence collaborative du département juridique se caractérise par la capacité de ses membres à interagir avec les partenaires internes et externes à l’entreprise pour assurer synergie et productivité. C’est pourquoi la mise en place d’outils tels que des logiciels spécialisés est un facteur déterminant dans la réussite des objectifs du département.

Olivier Fischer, Directeur Général de Legal Suite Canada, leader des technologies juridiques d’entreprise, revient sur les effets de ces nouveaux modes de fonctionnement et les outils nécessaires à leur mise en place.

Nous observons depuis une dizaine d’années une évolution de la collaboration entre avocats au sein de leur département, mais aussi avec les autres entitées de l’entreprise. Ce phénomène s’explique en partie par les avancées technologiques et la nécessité d’optimisation de leur activité et des coûts qui y sont liés.

Au milieu des années 2 000, l’environnement des avocats en entreprise était moins collaboratif qu’aujourd’hui. En effet, la nécessité de performer, générée par la mondialisation et la concurrence accrue, ne s’était pas encore imposée. 

À cette époque, les premiers clients de Legal Suite recherchaient, par exemple, une application uniquement dédiée aux échanges d’informations internes du département juridique. Les besoins d’ouverture en interne, vers les autres départements, et en externe étaient rares, par souci de protection de l’information juridique.

Le développement de la collaboration entre les départements juridiques et leurs partenaires est une tendance qui a émergé il y a environ 3 ans, lorsque la transition numérique de notre société s’est accentuée, et avec elle, le renforcement de la sécurité des données. En effet, l’utilisation de logiciels dédiés à la collaboration permet de renforcer leur compétitivité à travers l’automatisation de l’échange d’informations, la mise en place de procédures de validation et de systèmes de suivi des dossiers, etc. 
 

La mise en place de tels outils est un facteur de compétitivité et fait partie intégrante de la stratégie du département juridique.  Ils impactent en effet directement sa capacité à développer son intelligence collaborative et à faire face à une pression budgétaire en constante augmentation.

Cependant, bien que l’on observe aujourd’hui une prise de conscience de la part des avocats en entreprise, l’adoption de ces solutions reste trop marginale. Beaucoup utilisent encore des moyens traditionnels d’échange qui n’apportent aucune valeur ajoutée à leur performance. D’autres ont développé leurs propres bases de données centralisées, qui peuvent être par ailleurs très efficaces si l’entreprise possède une culture du partage de l’information.

Mais ce type d’outil connait des limites, car ils ne sont pas spécifiques aux besoins juridiques, d’où l’intérêt de se tourner vers des outils spécifiquement développés pour répondre à leurs besoins, comme le propose Legal Suite.

Le Portail collaboratif Open Law® est source de productivité sur de nombreux plans.

Toute collaboration est d’abord fondée sur la centralisation de l’information. C’est pourquoi l’ensemble des communications effectuées à travers le portail sont historisées et permettent de faciliter le suivi de l’évolution d’un dossier sans passer par ses courriels.

Le partage des informations est d’autre part bidirectionnel entre le département juridique et l’extérieur, ce qui génère une capacité d’action instantanée. La mémoire de l’entreprise est ainsi préservée. En cas de litige par exemple, il est possible d’auditer et de rassembler toutes les pièces du dossier pour établir la stratégie à adopter par l’entreprise.

Notre expérience de plus de 16 ans sur le marché des nouvelles technologies appliquées au domaine juridique, nous a confronté aux difficultés et aux défis que représentent le développement en interne de tels outils et leur mise en place.

Lorsque l’organisation décide de développer son propre outil, la communication entre avocats et développeurs demeure très compliquée car leur langage diffère. Le processus est donc long et fastidieux. De plus, les développeurs sont recrutés la plupart du temps uniquement lors de la phase de création du logiciel, puis quittent l’entreprise quelques mois après la mise en place, ce qui entrave les actions de maintenance et de suivi. Par ailleurs, aucune évolution du produit n’est prévue durant l’utilisation de l’outil.

C’est pourquoi, suite à ce constat, nous avons choisi d’allier notre expertise juridique et notre performance technique. Notre modèle se compose à la fois de spécialistes juridiques à l’écoute des besoins et des contraintes des avocats, disposant d’une vision pratique de leur métier, et d’experts techniques en pointe dans les nouvelles technologies. Notre valeur ajoutée se situe donc à la fois dans la phase de recherche et développement et dans le suivi de nos clients une fois le logiciel mis en place. Cette démarche permet ainsi au département juridique de tirer la meilleure rentabilité de leur investissement initial.

Ce département s’ouvre progressivement vers ses clients internes et se positionne davantage comme partenaire. Les technologies appliquées au domaine du droit évoluent avec les modèles économiques et l’essor toujours plus rapide des nouvelles technologies.

Le besoin d’interaction et de productivité du département juridique est de plus en plus prégnant, et peut lui permettre, à terme, de justifier une augmentation de leur budget au vue de leur charge de travail.

La nécessité d’ouvrir ces portails vers l’externe, disponibles sur site mais également dans le nuage, induira des problématiques de cyber sécurité. Chez Legal Suite, nous proposons dès à présent la possibilité de s’identifier en SSO. Il est en effet primordial pour nos équipes de développer des outils de plus en plus fiables. C’est un des défis majeurs qu’il faudra relever dans les années à venir.

Article paru sur le Blogue du CRL (Comité de Recherche et Législation du Jeune Barreau de Montréal), également consultable ici.