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Publié le : 27/01/2020 27 janvier janv. 01 2020
Cas clients 

Groupe multi-enseignes européen, Agapes Restauration est un des leaders français de la 
restauration commerciale. Il regroupe Flunch, Pizza Paï, Les 3 brasseurs, Amarine et 
Sogood Café.




Activité

Restauration
Groupe multi-enseignes eu-ropéen,  Agapes Restauration est un des leaders français de la restauration commerciale. Il regroupe Flunch, Pizza Paï, Les 3 brasseurs, Amarine et Sogood Café.


Contexte

Gérer les affaires juridiques d'un réseau comme celui d’Agapes Restauration nécessite une organisation rigoureuse et une capacité de réponse permanente aux questions que se posent les directeurs d'exploitation. De multiples échéances engagent la responsabilité des juristes : pas question de rater la date de préavis qui permet de rompre, si nécessaire, un bail ou un contrat. Les incidences financières seraient immédiates !

" Un restaurant fait appel à de multiples prestataires : agents de sécurité, spécialistes du dégraissage des hottes, société de nettoyage, assureur, etc. Cette habitude de l'externalisation génère dans notre entreprise 4 000 contrats que nous devons suivre, de leur création à leur terme ", explique Christophe BLOMME, responsable du projet chez Agapes.

En parallèle, la direction Juridique doit aussi gérer l'ensemble du parc foncier des restaurants, avec là aussi, des incidences directes sur les résultats d'exploitation de l'entreprise.
 

Enjeux

Les juristes d’Agapes Restauration souhaitent s’équiper d’un progiciel dédié à leur activité qui puisse leur simplifier les tâches quotidiennes et les amener à se concentrer sur l’essentiel : le conseil et la maîtrise des risques juridiques. 

« Notre souci constant est d’être plus réactifs tout en assurant une parfaite maîtrise des risques et la sécurité des données juridiques de l’entreprise », conclut Christophe Blomme.


Depuis 1999, les 7 collaborateurs disposaient d’un logiciel sur mesure, mais peu évolutif, il avait atteint ses limites. De nouveaux besoins étaient également apparu avec le développement du groupe, comme le souligne Christophe Blomme : «Nous souhaitions ouvrir plus largement nos bases de contrats via notre Intranet tout en gardant le contrôle sur l’ensemble de l’information».a couverture assurance en cas de sinistre, sur les termes du contrat le liant avec telle société de nettoyage.
 

Offre Legal Suite

Aujourd’hui, Agapes utilise la suite logicielle Legal Suite et notamment les modules:
En 3 mois, l’outil est opérationnel, ce qui inclut le paramétrage, la reprise des données existantes et l’intégration de nombreux documents dans la base de données. 
Désormais, grâce au module « Immobilier-Baux », les juristes peuvent renseigner en quelques clics chaque patron de restaurant sur l’échéance de son bail, sur les franchises et le montant de la couverture assurance en cas de sinistre, ou encore sur les termes du contrat le liant avec une société de nettoyage. 

Bénéfices

Pour être encore plus réactif face aux demandes du réseau, le service Juridique a mis en ligne une liste de réponses toutes prêtes aux questions les plus fréquentes : 

Quel est le loyer de tel type de restaurant ? Est-il normal qu’il augmente de 2 % chaque année ?, ect.
 
Ainsi, les collaborateurs n’ont plus à sortir la calculette pour obtenir l’indexation des loyers : c’est le logiciel qui s’en charge. 

« Le service est plus efficace, nous gagnons en productivité et nous pouvons nous focaliser sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, sur la réflexion stratégique plutôt que sur la diffusion d’information», ajoute t-il. 

La prochaine étape sera la génération automatique de courriers d’accompagnement des actes liés à chaque dossier d’assurance, par exemple: résiliation de contrats, déclaration de sinistres... Autant de temps gagné et d’erreurs de ressaisie évitées !*
 

Chiffres clés

  • 7 personnes au services juridique
  • + de 420 restaurants
  • + de 12 200 salariés
"Le service est plus efficace, nous gagnons en productivité et nous pouvons nous focaliser sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, sur la réflexion stratégique plutôt que sur la diffusion d’information." Christophe Blomme, Responsable projet
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