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Dépenses
juridiques

Maîtriser et piloter la gestion de vos dépenses juridiques grâce à une solution innovante

Le module dépenses juridiques de Septeo Legal Suite assure un suivi complet des coûts liés aux conseils externes, conformément aux normes internationales. Il offre une analyse détaillée des budgets de chaque dossier, permettant une gestion précise des dépenses juridiques. En simplifiant la gestion et la facturation des conseils externes, il favorise une optimisation des processus tout en maintenant un contrôle global sur les budgets. Cette transition vers une gestion automatisée renforce l'efficacité opérationnelle des entreprises, tout en améliorant leur capacité à maîtriser leurs coûts juridiques.
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Avantages

Réduisez les coûts grâce à une gestion automatique des dépenses externes

  • Négociation sécurisée des accords de frais et des conditions contractuelles avec les conseillers externes.
  • Échange d'informations en temps réel via un espace de travail privé et communication interactive au sein de GaLexy®.

Détectez les risques et évitez les erreurs de facturation grâce à un système d’alertes 

  • Identification des non-conformités en utilisant des règles prédéfinies (dépassements, budget estimé, contrôle du temps passé).
  • Gestion proactive des alertes au niveau global, par département ou par dossier.
  • Validation rapide des factures avec des règles prédéfinies pour des approbations plus rapides.

Rationalisez le traitement des factures grâce à l'automatisation

  • Validation des factures à l'aide de règles prédéfinies pour des approbations plus rapides.
  • Transmission automatique des factures pour paiement.
  • Création de flux de travail pour vous assurer de repérer les cas de non-conformité.

Gérez l'ensemble de vos dépenses juridiques en temps réel

  • Comparaison des coûts réels par rapport aux budgets selon les dossiers.
  • Création automatique de budgets prévisionnels basés sur l'historique des dépenses.
  • Surveillance en temps réel pour toujours connaître vos chiffres.

Améliorez votre gestion des prestataires de services

  • Suivi de la facturation des consultants externes et dépenses liées.
  • Centralisation au sein d'une seule plateforme pour surveillez les dépenses externes, favorisant la transparence à l'échelle de l'entreprise.
  • Facilitation des négociations sur des tarifs compétitifs pour réduire et optimiser les dépenses.

Fonctionnalités

Personnalisation du flux de travail lié à la facturation
 
Assurez l'exactitude des informations en appliquant des flux de travail automatisés pour la validation des factures et le suivi des honoraires. Cette transition stratégique rapproche les entreprises de l'automatisation totale des processus de facturation et de comptabilité.
Contrôle automatisé de l'ensemble des dépenses juridiques
 
Identifiez les non-conformités et optimisez vos processus sans effort supplémentaire. Ne laissez plus les coûts imprévisibles entraver votre progession.
Gestion efficace du temps et transmission automatique des dépenses juridiques

Économisez du temps et gérez vos tâches avec un portail dédié au traitement et à l'organisation de vos dépenses. Assurez une validation rapide des factures avec des règles pré-définies pour des approbations plus rapides.

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  • Annuaire centralisé
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  • Multilingue
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Communiqué de presse : Acquisition d'Efficio, leader de l'intégration de logiciels pour avocats et avocats d'entreprises

Articles
Communiqué de presse : Acquisition d'Efficio, leader de l'intégration de logiciels pour avocats et avocats d'entreprises 
Le groupe Septeo, au travers de sa filiale Secib, fait l’acquisition d’Eficio,
le leader français de l’intégration de logiciels pour avocats et juristes.


Le groupe Septeo, leader européen des legalTech, poursuit sa stratégie de développement en faisant l’acquisition de la société Eficio, leader français de l’intégration de solutions de gestion électroniques de documents au sein des cabinets d’avocats et services juridiques.
 

En avril 2020, Septeo faisait l’acquisition de SOFTLAW, startup française spécialisée dans l’Intelligence Artificielle pour les professionnels du droit. En intégrant Eficio, le groupe Septeo consolide une nouvelle fois son leadership sur ses marchés historiques du droit.
 

Depuis plus de 18 ans, Eficio commercialise les principaux logiciels utilisés par les grands cabinets d’avocats français que sont :
  • iManage (Gestion électronique de documents et d’emails) ;
  • WorkShare / Litera (Comparaison de documents) ;
  • ou encore MimeCast (Gestion unifiée des emails).
 
Présent en France, mais également au Luxembourg, en Belgique, en Suisse, au Canada et en Russie, Eficio fournit une large gamme de services à ses clients, axés autour de 4 expertises : l’intégration des solutions logicielles ; le conseil ; le support technique et la formation des utilisateurs. Eficio accompagne aujourd’hui plus de 12 000 utilisateurs à travers le monde.
 

Cette acquisition marque une nouvelle étape dans le développement et la mise à disposition de solutions hautement technologiques au profit des professionnels du droit. Déjà leader sur le marché des progiciels pour avocats avec Secib, le groupe Septeo va désormais s’appuyer sur les expertises et le réseau d’Eficio auprès des plus grands cabinets d’avocats français et internationaux afin d’amplifier la commercialisation de ses solutions logicielles sur ce segment de marché.

 
Pour Hugues Galambrun, Directeur général associé du groupe Septeo : « Eficio est un partenaire incontournable en matière d’intégration de solutions technologiques et d’expertise technique pour les grands cabinets d’avocats et services juridiques d’entreprise. Cette acquisition va permettre à Secib de se développer auprès de ce segment de marché particulièrement exigeant en France et à l’étranger, notamment au Canada où notre implantation est forte et nos ambitions importantes. Cette acquisition permettra également à Eficio de proposer ses solutions aux nombreux services juridiques équipés à ce jour de nos solutions Legal-Suite ».
 

Pour Emmanuel Potvin, Directeur général d’Eficio : « L’alliance avec Septeo est la meilleure alliance industrielle qui puisse être réalisée pour Eficio. Nos zones de complémentarités sont énormes tant sur les marchés auxquels nous nous adressons que sur les technologies. Notre alliance avec Secib auprès des grands cabinets d’avocats va apporter un supplément technologique indéniable à l’ensemble de nos clients. Notre approche globale avec Legal-Suite auprès des directions juridiques sera également bénéfique aux juristes utilisateurs de la solution Galexy. C’est une alliance extrêmement complémentaire qui vient de se sceller ».

Pour en savoir plus :

 À propos d’EFICIO :

La société Eficio est l'un des principaux fournisseurs de solutions logicielles au service du secteur juridique. Elle commercialise les principaux logiciels utilisés par la très grande majorité des cabinets d’avocats français (iManage, WorkShare/ Litera, MimeCast). Implanté à Paris, Eficio est également présent au Luxembourg, en Belgique, en Suisse, au Canada et en Russie. Eficio accompagne aujourd’hui plus de 12 000 utilisateurs à travers le monde.

Pour en savoir plus : https://eficio.fr 
 

À propos du groupe Septeo :


Acteur majeur en matière de technologies au service des professionnels du droit (avocats, juristes d’entreprise, notaires), des gestionnaires de biens immobiliers et des DSI, Septeo déploie son expertise en France et dans le monde, auprès de 10 000 clients et plus 120 000 utilisateurs.

Septeo regroupe et fait grandir 15 entreprises complémentaires et spécialisées dans l’édition de solutions logicielles et des services informatiques :

Solutions pour les professionnels du droit (notaires, avocats, juristes d’entreprises) : Genapi, Genapi Belgique CSID, SECIB, Legal Suite, Ecostaff, Azko, DictaPlus, Softlaw, Eficio

Solutions pour les professionnels de l’immobilier : SPI, LGI, NCIS

Solutions pour les professionnels de l’informatique (DSI) : RG System, Matilan, Novatim, Appliwave
 

Le groupe Septeo réalise un CA de 150 M€ et regroupe plus de 1400 collaborateurs dans le monde : France, Belgique, Tunisie, Canada, Etats-Unis, Dubaï.

Pour en savoir plus : www.septeo.fr
 
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Comment la fonction juridique peut-elle mieux contribuer à la performance de l’entreprise ?

Articles
Comment la fonction juridique peut-elle mieux contribuer à la performance de l’entreprise ? 
La fonction juridique a pour mission d’assurer la légalité et la conformité des actions permettant le développement de l’entreprise. 
Si personne ne nie cette évidence, les avis sont plus partagés lorsqu’il s’agit d’évaluer la contribution de la fonction juridique à la performance de l’organisation.
En effet dans les entreprises françaises, le juriste est encore perçu comme quelqu’un de tatillon, un potentiel frein au business.
Cette vision caricaturale et subjective est toutefois le résultat de plusieurs facteurs, et c’est en faisant varier ces facteurs que l’image de la fonction juridique peut évoluer.

La place de la fonction juridique sur l’échiquier du pouvoir en entreprise


Une direction juridique bien structurée avec un directeur qui siège au comité exécutif n’a pas le même poids qu’un service rattaché au directeur financier ou au DRH.

Direction stratégique d’une part, service support d’autre part, la place au sein de l’organisation peut avoir un impact sur la considération de la fonction juridique en interne.

Le positionnement du département juridique va donc dépendre de la volonté de la direction générale de le mettre en avant ou pas.

Et dans ce domaine c’est généralement la vision de la direction générale quant aux bénéfices apportés par la direction juridique qui va entrer en ligne de compte.

 

Le département juridique : un véritable business partner

C’est aussi le mode de collaboration entre la fonction juridique et les opérationnels qui va être déterminant. On observe que plus l’action globale du département juridique est proactive et plus la perception de sa valeur sera positive.

Ainsi le département juridique qui occupe une position de business partner, sera plus en mesure d’apporter aux opérationnels des solutions efficaces pour une meilleure maitrise de leurs risques.

Certains juristes ont un rôle proactif et sont systématiquement impliqués par les autres départements sur l'ensemble de leurs activités.  D'autres, au contraire, sont en mode réactif et vont répondre aux sollicitations des autres départements plus ponctuellement.

Dans l'idéal l’implication du juridique en amont des activités stratégiques assure une meilleure maitrise des risques et une performance optimisée.

 

La fonction juridique pilotée comme un centre de profit

Image dégradée, condamnation à payer des millions voire des milliards d’euros, les conséquences d’une mauvaise gestion des risques peuvent être colossales pour une entreprise entrainée dans un procès public.

Rien qu’en matière contractuelle, on estime qu'une bonne gestion a un impact direct sur le chiffre d’affaire et sur les dépenses de l’ordre de : 
  • 1 à 2% d'augmentation des revenus
  • 2 à 7% de réduction des coûts
  • 30% de réduction des frais administratifs 
Source Etude Aberdeen sur les bénéfices de la gestion contractuelle

Certains directeurs juridiques veulent ainsi positionner la fonction juridique comme un véritable centre de profit.

Ils mettent alors en place des indicateurs pour mesurer les gains liés à une gestion optimisée des contentieux : écart entre la demande de la partie adverse et les versements à effectuer au final ou inversement écart entre les sommes récupérées et les demandes initiales.

 

Des équipes juridiques qui intègrent les enjeux opérationnels

Pour contribuer à la performance globale de l’entreprise, la fonction juridique doit avoir une compréhension détaillée des enjeux stratégiques et opérationnels de l’entreprise.

Ainsi, dans les entreprises qui pilotent de gros projets informatiques ou industriels, les contract managers vont collaborer avec les project managers. Ils vont ainsi identifier les risques juridiques et les leviers de négociation ayant trait aux différents contrats pour optimiser le fonctionnement du projet.

En matière commerciale, la fonction juridique est à la manœuvre pour préparer des contrats bien ficelés qui anticipent les difficultés de négociation et facilitent le travail des commerciaux pour finaliser la signature d’une affaire.

Pour la gestion des contentieux la fonction juridique communique étroitement avec la direction financière pour provisionner les débours qui vont directement impacter les résultats financiers de l’entreprise.

 

Définir et communiquer les KPI du département juridique

Pour valoriser la contribution de la fonction juridique, il faut aussi la mesurer et la communiquer en interne.

C’est donc bien le rôle du directeur juridique ou responsable du département juridique de mettre en place des indicateurs de performance : éléments quantitatifs sur la gestion des dossiers, budget d’achat de prestations d’avocat etc…et de les communiquer en interne.

Au final, c’est la curiosité et la volonté des juristes de quitter leur zone de confort juridique pour aller vers le « business », terrain moins maîtrisé et donc plus risqué qui permettra de changer les perceptions et de faire apprécier à sa juste valeur, leur contribution à la performance de l’entreprise.

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Digitalisation des départements juridiques : les 5 postes à transformer en priorité

Articles
digitalisation departements juridiques Le développement du digital offre de belles occasions de faciliter les multiples missions dévolues aux services juridiques et de fluidifier les échanges professionnels internes et externes. La digitalisation des départements juridiques permet de répondre aux exigences de productivité et d’efficacité avec, à la clé, un gain de temps précieux et une sécurité juridique renforcée. Zoom sur les différentes solutions qui s’offrent à vous en matière de digitalisation de vos services.
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Témoignages Clients

« L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société. »
 

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »
 

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti. »
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel
QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite. »
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable.»
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners


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Vous avez une question sur les solutions Legal Suite? Vous avez besoin d'accompagnement dans la définition de votre projet?
 
Notre équipe commerciale se fera un plaisir de s'entretenir avec vous lors d'un RDV téléphonique pour comprendre votre projet, vous proposer une démonstration de nos modules et vous apporter la solution qui répondra à vos enjeux.