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5 avantages des départements juridiques sans papier

5 avantages des départements juridiques sans papier

Publié le : 26/02/2018 26 février févr. 02 2018
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La transformation digitale est au cœur des préoccupations de nombreux départements juridiques dans le monde. Cependant, seule une minorité a, aujourd’hui, digitalisé sa pratique. Découvrez pourquoi votre département devrait sauter le pas avec notre classement des 5 avantages du sans papier.

« Dans le passé, une équipe juridique pouvait avoir une vingtaine de classeurs à passer en revue pour trouver des éléments clés de preuve. Maintenant, ce sont 2 000 emails […]. Vous devez avoir une solution technologique pour y faire face. »

Jonathan Brayne, d'Allen & Overy, dans l'article Legal services start-ups target lawyers’ paperwork, paru dans The Financial Times.

Comme le rappelle Jonathan Brayne dans le Financial Times, les avocats d’entreprise sont confrontés à un volume croissant d’informations à gérer. La collaboration accrue avec les autres départements de l’entreprise, parfois au niveau international, en est la cause principale. Il en résulte une difficulté pour ces derniers à obtenir une vision précise de l’ensemble des dossiers, à identifier les opportunités et à réduire les risques juridiques.


Il est en réalité compliqué aujourd’hui pour les départements juridiques de ne pas digitaliser leur pratique et de se passer de systèmes centralisés de gestion de l’information. Découvrez pourquoi votre département devrait sauter le pas avec notre classement des 5 avantages du sans papier. 
 

Optimiser la gestion de vos mandats à l'aide de technologies juridiques dédiées

Optimiser le contrôle de vos activités juridiques n’implique pas uniquement la bonne compréhension de vos dépenses, mais également la connaissance détaillée des requêtes émises par les clients internes et les parties prenantes. Les nouvelles technologies permettent entre autres aux départements juridiques qui ont adopté le sans papier de :

  • Gérer et assurer le suivi de leurs mandats de façon efficace, grâce à l’automatisation et à des systèmes de notifications
  • Réduire le temps passé sur des tâches administratives à travers des systèmes centralisés de gestion de l’information
  • Assigner des tâches automatiquement et générer des modèles de contrats standards
L’ensemble de ces éléments vous aideront ainsi à optimiser la gestion de vos mandats et à minimiser les risques juridiques.
 

Structurez les processus juridiques et diminuez les risques de non-conformité 

La performance de l’équipe juridique est étroitement liée à ses intéractions avec l’ensemble des acteurs internes et externes au département. A partir de ces intéractions, il vous est possible de développer des processus juridiques clairs afin de gérer vos requêtes de façon structurée et de mieux contrôler la conformité aux politiques et aux régulations de l’entreprise. L’harmonisation de vos processus vous permettra ainsi d’améliorer la productivité, l’efficacité et la collaboration parmi l’ensemble des parties prenantes. Comment ? A travers la mise en place d’un système de partage des documents, la création de flux de travail, l’attribution de tâches et l’envoi d’alertes par email.

Évaluez les opportunités et les risques juridiques avec des outils d'analyse et des indicateurs de performance (KPIS)

Les approches sans papier permettent aux avocats internes de mesurer facilement leur charge de travail, leur temps de réponse aux requêtes et leur respect des délais. Ces indicateurs de performance (KPIs) permettent ainsi d’avoir une meilleure compréhension des encours et de leur attribution au sein de l’équipe et avec les cabinets d’avocats, pour assurer un niveau de productivité maximal. C’est pourquoi les environnements de travail digitalisés permettent aux départements juridiques de démontrer leur productivité et d’adopter le langage de la direction de l’entreprise.
 

Générez des rapports afin de prendre les meilleures décisions de gestion

Démontrer la valeur de leur département s’est avéré être un défi pour nombre de Directeurs juridiques. Cependant, les nouvelles technologies sont un atout réel pour certains, qui leur permet de mettre en lumière leur retour sur investissement (ROI) dans des rapports périodiques partagés avec la direction. Les outils digitaux peuvent les aider, dans le cadre d’une pratique juridique moderne, à analyser le budget et les dépenses, à résumer l’information et à identifier les tendances. Ces rapports, qui constituent des preuves solides de l’efficacité et des besoins du département juridique, sont des atouts réels lors d’une demande d’augmentation du budget.
 

Digitalisez et centralisez votre documentation afin de faciliter la recherche d'informations et de conserver vos données 

Un des aspects les plus fastidieux du juridique est la recherche d’informations. En effet, l'information (historiques des dossiers, rapports, contrats…) est un atout clé du département juridique. Aujourd’hui cependant, grâce aux avancées importantes de la numérisation, les départements juridiques d’entreprise peuvent mettre en place des systèmes d’information efficaces de stockage et de gestion de leurs documents. Les avocats d’entreprise peuvent ainsi trouver facilement les informations dont ils ont besoin, et gagner un temps précieux lors de leurs recherches. La réduction des espaces d’archives physiques fait notamment partie des bénéfices à ne pas négliger !


 

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