Réduisez les coûts grâce à une gestion automatique des dépenses externes
- Négociation sécurisée des accords de frais et des conditions contractuelles avec les conseillers externes.
- Échange d'informations en temps réel via un espace de travail privé et communication interactive au sein de GaLexy®.
Détectez les risques et évitez les erreurs de facturation grâce à un système d’alertes
- Identification des non-conformités en utilisant des règles prédéfinies (dépassements, budget estimé, contrôle du temps passé).
- Gestion proactive des alertes au niveau global, par département ou par dossier.
- Validation rapide des factures avec des règles prédéfinies pour des approbations plus rapides.
Rationalisez le traitement des factures grâce à l'automatisation
- Validation des factures à l'aide de règles prédéfinies pour des approbations plus rapides.
- Transmission automatique des factures pour paiement.
- Création de flux de travail pour vous assurer de repérer les cas de non-conformité.
Gérez l'ensemble de vos dépenses juridiques en temps réel
- Comparaison des coûts réels par rapport aux budgets selon les dossiers.
- Création automatique de budgets prévisionnels basés sur l'historique des dépenses.
- Surveillance en temps réel pour toujours connaître vos chiffres.
Améliorez votre gestion des prestataires de services
- Suivi de la facturation des consultants externes et dépenses liées.
- Centralisation au sein d'une seule plateforme pour surveillez les dépenses externes, favorisant la transparence à l'échelle de l'entreprise.
- Facilitation des négociations sur des tarifs compétitifs pour réduire et optimiser les dépenses.
Économisez du temps et gérez vos tâches avec un portail dédié au traitement et à l'organisation de vos dépenses. Assurez une validation rapide des factures avec des règles pré-définies pour des approbations plus rapides.
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La gestion des contrats, 3 étapes pour être plus efficace
La gestion des contrats couvre toutes les étapes du cycle de vie du contrat. Elle commence avec la phase précontractuelle qui comprend la rédaction du contrat, la négociation en interne et avec les tiers jusqu’à la signature. Ensuite vient l’exécution du contrat, le suivi des échéances et des indicateurs puis la réalisation des différentes modifications et avenants, et pour finir la préservation des données du contrat.
Pourquoi est-il important que la gestion des contrats soit efficace ?
Paradoxalement la maîtrise des risques et des engagements liés à la gestion des contrats n’est pas assurée dans 2 entreprises sur 3.On estime par exemple que 10% des contrats actifs sont tout simplement perdus alors que 60% des contrats fournisseurs sont renouvelés automatiquement sans analyse et décision préalable (source Aberdeen).
Pourtant, les conséquences d’une gestion inefficace sont multiples : augmentation des risques de procédure, inflation des coûts, non-conformité, augmentation ou non-respect du délai de contractualisation…
De plus, le volume des contrats est important puisque 2/3 des organisations en gèrent plus de 1000 …
Mettre en place une gestion efficace des contrats qui couvre les trois grandes phases de leur cycle de vie est stratégique. Voyons quels en sont les points clés.
Les 3 étapes d’une gestion des contrats efficace
1. La gestion précontractuelle
L’automatisation de la rédaction des contrats
Mieux gérer la rédaction des contrats passe par la négociation optimisée qui peut faire appel à des modèles de contrats ou de clauses préétablies.
Ceci est facilité par des solutions de génération automatique de contrats qui permettent de libérer le temps de juristes en déléguant aux opérationnels la génération, par exemple, des accords de confidentialité tout en garantissant la sécurité.
Faciliter la collaboration
Impliquant de multiples acteurs, une gestion des contrats optimisée intègre la dimension collaborative. Il s’agit de faciliter les échanges entre juristes et opérationnels afin d’accélérer le processus de gestion contractuelle.
La signature électronique
La signature électronique est une véritable révolution dans la gestion des contrats. Plus besoin d’envoyer le contrat par email, de l’imprimer, le signer puis le renvoyer encore par email.
Désormais, le contrat est envoyé directement aux signataires avec un lien à un outil de signature électronique. En un clic le contrat est signé.
On passe ainsi d’un délai de signature du contrat de plusieurs jours à quelques minutes !
2. Le suivi de l’exécution du contrat
Le suivi de l’exécution du contrat nécessite notamment une anticipation des échéances. En effet, 60% des contrats fournisseurs sont donc renouvelés automatiquement sans analyse et décision préalable. Il est alors urgent de mettre en place un système de suivi des échéances afin d’éviter leur reconduction, générant coûts et risques inutiles.De même, le suivi des risques liés aux contrats et aux clauses contractuelles est essentiel (respect des engagements financiers ou opérationnels). Une gestion efficace des contrats permet aussi d’éviter les contentieux qui pourraient par exemple être causés par la non-exécution d’un engagement au cours de la vie du contrat.
Enfin, avoir une vision consolidée sur l’ensemble des contrats de la société avec des indicateurs de performance est important pour les directions juridiques qui peuvent ainsi valoriser leurs actions auprès de la Direction Générale et des autres directions.
3. La préservation des données du contrat
La troisième étape de la gestion des contrats consiste à préserver le patrimoine contractuel et éviter la perte de contrats grâce à un archivage intelligent.Celui-ci garantira non seulement l’archivage du contrat en tant que tel mais également le relevé des informations importantes.
Au lieu de stocker des contrats au format image il faudra donc plutôt les archiver en format OCR.
Les bénéfices d’une gestion des contrats optimisée grâce à l’automatisation sont évidents.
Les entreprises mettent progressivement en place la digitalisation de leur processus contractuel.
Il faut pour cela que le projet soit devenu une priorité et que la connaissance du retour sur investissement lié à une bonne gestion des contrats, soit bien établie.
Pour optimiser votre gestion contractuelle, découvrez la solution Contrats de notre logiciel GaLexy
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Témoignages Clients
« L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société. »
Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox
« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »
Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti. »
« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »
Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners
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