Dépenses
juridiques

Maîtriser et piloter la gestion de vos dépenses juridiques grâce à une solution innovante

Le module dépenses juridiques de Septeo Legal Suite assure un suivi complet des coûts liés aux conseils externes, conformément aux normes internationales. Il offre une analyse détaillée des budgets de chaque dossier, permettant une gestion précise des dépenses juridiques. En simplifiant la gestion et la facturation des conseils externes, il favorise une optimisation des processus tout en maintenant un contrôle global sur les budgets. Cette transition vers une gestion automatisée renforce l'efficacité opérationnelle des entreprises, tout en améliorant leur capacité à maîtriser leurs coûts juridiques.

Réduisez les coûts grâce à une gestion automatique des dépenses externes

  • Négociation sécurisée des accords de frais et des conditions contractuelles avec les conseillers externes.
  • Échange d'informations en temps réel via un espace de travail privé et communication interactive au sein de GaLexy®.

Détectez les risques et évitez les erreurs de facturation grâce à un système d’alertes 

  • Identification des non-conformités en utilisant des règles prédéfinies (dépassements, budget estimé, contrôle du temps passé).
  • Gestion proactive des alertes au niveau global, par département ou par dossier.
  • Validation rapide des factures avec des règles prédéfinies pour des approbations plus rapides.

Rationalisez le traitement des factures grâce à l'automatisation

  • Validation des factures à l'aide de règles prédéfinies pour des approbations plus rapides.
  • Transmission automatique des factures pour paiement.
  • Création de flux de travail pour vous assurer de repérer les cas de non-conformité.

Gérez l'ensemble de vos dépenses juridiques en temps réel

  • Comparaison des coûts réels par rapport aux budgets selon les dossiers.
  • Création automatique de budgets prévisionnels basés sur l'historique des dépenses.
  • Surveillance en temps réel pour toujours connaître vos chiffres.

Améliorez votre gestion des prestataires de services

  • Suivi de la facturation des consultants externes et dépenses liées.
  • Centralisation au sein d'une seule plateforme pour surveillez les dépenses externes, favorisant la transparence à l'échelle de l'entreprise.
  • Facilitation des négociations sur des tarifs compétitifs pour réduire et optimiser les dépenses.
Personnalisation du flux de travail lié à la facturation
 
Assurez l'exactitude des informations en appliquant des flux de travail automatisés pour la validation des factures et le suivi des honoraires. Cette transition stratégique rapproche les entreprises de l'automatisation totale des processus de facturation et de comptabilité.
Contrôle automatisé de l'ensemble des dépenses juridiques
 
Identifiez les non-conformités et optimisez vos processus sans effort supplémentaire. Ne laissez plus les coûts imprévisibles entraver votre progession.
Gestion efficace du temps et transmission automatique des dépenses juridiques

Économisez du temps et gérez vos tâches avec un portail dédié au traitement et à l'organisation de vos dépenses. Assurez une validation rapide des factures avec des règles pré-définies pour des approbations plus rapides.

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Automatiser la gestion des demandes: minimiser les risques et maximiser l'efficacité

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Automatiser la gestion des demandes: minimiser les risques et maximiser l'efficacité
Dans un monde professionnel en constante évolution, l'une des principales difficultés rencontrées par les organisations est l'absence de processus de gestion des demandes. Cela conduit à gérer de nombreux courriels et peut entraîner la perte ou le retard d'informations importantes.

Pour gérer efficacement les demandes émanant de différents services, les services juridiques ont besoin d'un système centralisé capable d'assigner, de réassigner ou d'automatiser des tâches dans l'ensemble du service.

Comment le rôle des juristes a-t-il évolué au cours des cinq dernières années ?

Au cours des cinq dernières années, le rôle des services juridiques a subi des changements importants grâce à l'évolution de la technologie. Une solution temporaire comme JIRA peut être compliquée et difficile à suivre, tandis qu'une solution dédiée au département juridique améliore et contribue largement à la gestion des demandes, offrant un meilleur contrôleune efficacité accrueet une visibilité améliorée. Les équipes juridiques sont désormais mieux positionnées pour démontrer leur impact et obtenir le soutien des dirigeants.

En quoi les données, la communication et la conduite du changement sont-elles primordiales lors de l'automatisation du processus de demandes ?

La communication efficace et la gestion du changement sont cruciales pour la mise en œuvre réussie de nouveaux processus automatisés. Les données jouent un rôle clé dans la mesure du succès, l'identification des domaines nécessitant une amélioration, et la gestion des risques. Les KPIs permettent de quantifier la valeur ajoutée du département juridique, améliorant la satisfaction au travail et favorisant l'adoption de la technologie.

Quelles sont les 6 étapes clés pour une mise en œuvre réussie ?

Lors de la mise en œuvre d'un système automatisé, il est essentiel de surmonter le manque de support informatique. Six étapes clés pour une mise en œuvre réussie comprennent :

  • L'identification des experts juridiques,
  • L'ouverture au changement,
  • La définition des objectifs,
  • L'évaluation des points de blocage institutionnels potentiels,
  • La maximisation des avantages de la collaboration,
  • Le maintien de la motivation de l'équipe.

En conclusion, l'automatisation de la gestion des demandes permet de gagner significativement du temps, de rationaliser le processus, de réduire les coûts et les risques. En adoptant une approche centrée sur la technologie, les équipes juridiques peuvent non seulement résoudre les défis actuels, mais aussi anticiper les besoins futurs, contribuant ainsi de manière significative à la réussite globale de l'entreprise.

Source : cet article a été rédigé sur la base du livre blanc « Livre Blanc Directions Juridiques: automatisation de la gestion des demandes (septeo.com). »

Intelligence Artificielle : quel impact sur les juristes ?

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Intelligence Artificielle : quel impact sur les juristes ?
À l'ère du numérique, l'intelligence artificielle (IA) ne se contente plus de remodeler le paysage technologique ; elle redéfinit également les contours de la pratique juridique. Face à un flux incessant d'informations et à la complexité croissante des cadres réglementaires, l'adoption de l'IA, loin d'être une simple tendance, devient une nécessité stratégique. Comment l’IA impacte-t-elle la direction juridique ? Explications. 

Direction juridique, IA et protection des données : un contexte en pleine évolution

Alors que l'intelligence artificielle (IA) redessine le paysage des directions juridiques, trois points d’attention émergent au cœur de cette transformation : l'utilisation des données, la propriété intellectuelle, et le renforcement de la concurrence. Ces aspects soulèvent des questions éthiques, des défis juridiques inédits et des opportunités stratégiques, obligeant les directions juridiques à réévaluer leur approche et se montrer davantage innovantes.

IA et utilisation des données pour les directions juridiques

L'adoption de l'intelligence artificielle apporte une transformation profonde, en particulier dans la gestion et l'utilisation des données. Ce virage technologique, propulsé par des solutions d'IA dédiées aux directions juridiques, soulève des questions éthiques et des défis majeurs concernant la confidentialité et la responsabilité des données.

L’usage de l'IA dans les logiciels juridiques promet une efficacité sans précédent, mais en matière de confidentialité, le défi est double :

  • D'une part, il s'agit de protéger les données sensibles traitées par les outils d'IA.
  • D'autre part, il est vital de respecter les cadres réglementaires tels que le RGPD, ce qui demande une intégration soignée de l'IA et du logiciel juridique au sein des pratiques de la direction juridique.

La responsabilité des données, quant à elle, impose une gouvernance stricte et des mesures de sécurité robustes pour prévenir d’éventuelles fuites.

Cette question s’inscrit dans un cadre réglementaire mouvant. Avec le RGPD comme toile de fond, l'Union européenne a engagé des discussions cruciales sur la propriété intellectuelle et les droits d'auteur liés aux créations par IA, la lutte contre les contenus illégaux et la mise en place de régulations spécifiques aux risques associés à l'IA. Ces évolutions réglementaires visent à encadrer l'utilisation de l'IA tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des données, posant ainsi les bases d'un environnement juridique adapté aux nouvelles technologies. Après plus de sept mois de débats et d'opposition, la France a opté pour la ratification de l'AI Act le 2 février 2024, marquant une étape décisive dans la régulation de l'intelligence artificielle au sein de l'Union européenne.

Propriété intellectuelle et IA : un défi réglementaire

L'intégration de l'intelligence artificielle (IA) dans la création d'œuvres soulève d'importantes questions de propriété intellectuelle. Qui détient les droits sur une œuvre générée par IA ? Cette interrogation fondamentale remet en question les cadres juridiques traditionnels de la propriété intellectuelle.

En parallèle, l'IA pose le défi du respect des droits d'auteur lorsqu'elle utilise et traite des données sans en citer les sources, nécessitant une réflexion approfondie sur les mécanismes de reconnaissance et de protection des droits dans l'ère numérique.

Ce contexte exige des ajustements législatifs et une nouvelle réflexion sur les notions de création et d'attribution, afin d'encadrer équitablement l'utilisation de l'IA dans le respect des droits existants. Les directions juridiques doivent donc naviguer dans un paysage en mutation, où la législation peine à suivre le rythme des innovations technologiques, pour garantir la protection des droits tout en favorisant l'innovation. 

Legaltech : l’IA stimule la concurrence pour les directions juridiques

L'avènement de l'intelligence artificielle  dans le secteur juridique ne se contente pas d'introduire de nouvelles technologies ; il redéfinit fondamentalement le paysage concurrentiel auquel les directions juridiques sont confrontées. Cette révolution numérique stimule l'émergence des legaltech, des plateformes de services juridiques à la demande qui promettent de révolutionner l'accès au droit et la prestation de services juridiques. Ces innovations disruptives offrent des possibilités inédites de rationalisation et d'optimisation, mettant en lumière la capacité de l'IA à répondre avec précision et rapidité aux demandes juridiques complexes.

Face à cette accélération de la concurrence, les directions juridiques se voient impérativement poussées vers la transformation. L'intégration de l'IA dans leurs stratégies opérationnelles ne se résume plus à une option ; elle devient un impératif pour améliorer l'efficacité opérationnelle, enrichir la qualité des conseils juridiques, et surtout, offrir des services innovants et adaptés aux exigences contemporaines des clients. Cette mutation nécessite une réelle adaptation, non seulement technologique mais également culturelle, au sein des équipes juridiques. Elle implique une réévaluation des méthodes de travail traditionnelles et un engagement vers une culture de l'innovation et de l'apprentissage continu.

L'intégration de l'IA dans les directions juridiques est un levier stratégique pour naviguer dans un environnement concurrentiel en pleine mutation. Les directions juridiques qui sauront tirer parti de ces avancées technologiques tout en respectant les principes éthiques et les cadres réglementaires auront un avantage concurrentiel indéniable pour répondre aux attentes futures de leurs clients être définir les standards de la pratique juridique.

Repenser le rôle du juriste et de la direction juridique

L'intégration progressive de l'intelligence artificielle(IA) au sein des logiciels de direction juridique n’est pas une simple évolution stratégique : elle représente une “révolution” dans la manière dont les directions juridiques appréhendent et exécutent leurs missions. Ce passage à l'IA nécessite une réévaluation profonde des compétences traditionnellement valorisées dans le secteur juridique, impliquant une formation poussée et une adaptation aux nouvelles réalités et exigences qu'impose le domaine juridique moderne.

Au-delà de la simple automatisation des tâches, l'IA invite à repenser le rôle du juriste et de la direction juridique dans son ensemble. Elle offre l'opportunité de transcender les limites de l'analyse humaine grâce à des capacités de traitement et d'analyse de données plus puissantes. Cependant, cette transformation soulève également des questions éthiques et des défis réglementaires, notamment en termes de confidentialité des données et de responsabilité des décisions automatisées.

L'adoption de l'IA par les directions juridiques ne devrait pas être vue comme une menace pour les professionnels du droit mais plutôt comme un outil puissant permettant d'accroître leur efficacité, de renforcer la précision de leurs analyses et de libérer du temps pour se concentrer sur les aspects plus stratégiques du quotidien. L'intégration de l'IA dans les logiciels de direction juridique est appelée à devenir un pilier central de la pratique juridique future. Les directions juridiques qui sauront embrasser cette technologie, tout en naviguant avec soin à travers ses implications éthiques et réglementaires, se positionneront avantageusement dans un paysage juridique de plus en plus complexe et interconnecté.

Vers un “juriste augmenté” ?

La convergence entre l'intelligence artificielle (IA) et les directions juridiques ne se limite pas à une simple cohabitation fonctionnelle; elle inaugure une ère de complémentarité stratégique, redéfinissant profondément les rôles et les dynamiques au sein des équipes juridiques. Cette intégration va au-delà de la valorisation de l'expertise métier des juristes ;elle transforme l'IA en un collaborateur avancé, capable d'assister avec une précision et une rapidité inégalées.

L'automatisation des tâches répétitives par l'IA libère les professionnels du droit pour des missions qui requièrent une analyse profonde, un jugement critique et une créativité juridique, aspects où l'humain excelle et où l'IA ne peut totalement suppléer. Cette synergie permet non seulement d'optimiser les flux de travail mais aussi de rehausser la qualité du conseil juridique, rendant les directions juridiques plus agiles, plus réactives aux changements législatifs et plus alignées avec les besoins stratégiques de l'entreprise.

Par ailleurs, cette collaboration étroite entre l'IA et les juristes ouvre la voie à des innovations dans la pratique juridique, comme le développement de modèles prédictifs pour évaluer les risques juridiques ou la création de contrats intelligents auto-exécutables. Ces avancées pourraient soulever de nouveaux enjeux éthiques et réglementaires, imposant une réflexion continue sur l'encadrement de ces technologies.

La complémentarité entre l'IA et les directions juridiques dépendra de la capacité des deux parties à évoluer conjointement, en valorisant l'expertise humaine tout en tirant parti des avancées technologiques pour affronter les défis juridiques de demain. Ainsi, loin de rendre obsolète le rôle traditionnel des juristes, l'IA en rehausse la valeur, marquant le début d'une nouvelle ère où technologie et expertise humaine avancent main dans la main pour une pratique juridique réinventée.
 

 

 

Optimisation du département juridique grâce à la technologie et la donnée

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Optimisation du département juridique grâce à la technologie et la donnée
Dans un monde en constante évolution, les départements juridiques sont devenus des acteurs centraux, jouant un rôle pivot au sein des organisations, passant de la simple gestion des données à une véritable révolution technologique. Au-delà des aspects techniques, cette évolution vise à libérer l'intelligence stratégique et juridique, conférant ainsi un avantage concurrentiel distinctif.  

Quels sont les enjeux majeurs du Département Juridique ? :

Les départements juridiques doivent non seulement maîtriser les enjeux actuels, mais également anticiper et prédire les défis futurs.

Ces défis incluent :  

  • La gestion de la disponibilité des ressources humaines : L'adoption d'une approche proactive est essentielle pour minimiser les menaces liées au turnover et assurer la continuité des opérations.
  • Disponibilité des Services Informatiques : La planification minutieuse, en particulier pour des projets tels que la migration des données, est nécessaire pour éviter tout impact sur les opérations quotidiennes.
  • La gestion efficace de la connaissance est cruciale, nécessitant des plateformes sécurisées pour stocker, organiser et partager les connaissances.  
  • Éviter l'inefficacité technologique est tout aussi crucial, exigeant des investissements judicieux dans des solutions adaptées.
  • Priorisation des Budgets et Gestion de la Connaissance : La gestion constante des budgets et la nécessité d'une gestion efficace de la connaissance sont des défis permanents.

Quelles sont les solutions pour une Gestion Optimale et Efficace ? :

Pour surmonter ces défis, les départements juridiques doivent adopter une approche proactive. Cela implique d'investir dans des solutions technologiques modernes, de mettre en œuvre des stratégies de gestion des ressources humaines et d'établir une collaboration étroite avec les services informatiques.  

L'incorporation de plateformes de gestion des connaissances, l'automatisation des tâches répétitives, et le développement continu des compétences du personnel sont des mesures essentielles pour maintenir l'agilité et répondre aux exigences d'un monde professionnel en perpétuelle évolution.

Quelles sont les étapes clés pour maximiser la valeur des données au sein du Département Juridique ? :

Au sein d'un département juridique, la gouvernance des données va au-delà de la simple gestion, s'étendant à leur valorisation. Exploiter judicieusement les données internes permet de prendre des décisions éclairées et d'optimiser les opérations juridiques.

 Étapes clés pour maximiser la valeur des données :  

  • Inventaire des données à transférer avant toute migration vers un nouveau système.
  • Engagement de toute l'équipe pour garantir l'intégralité des données.
  • Implication de toutes les parties prenantes dans la réactualisation des processus.
  • Qualité des entrées déterminant la résultante, avec des processus robustes et un contrôle de qualité.
  • Évaluation constante des activités pour maintenir la pertinence des données.

Comment assurer une vraie gestion du changement ? :

La mise en œuvre réussie d'un nouveau système nécessite une gestion du changement efficace. Impliquer tous les membres de l'équipe dès le début, fixer des délais réalistes, centraliser les demandes, équilibrer les charges de travail, et gérer la capacité en temps réel sont des éléments cruciaux. La communication transparente sur les avantages et les limites de la technologie crée un environnement réaliste propice à l'acceptation, évitant la pression inutile et permettant à l'équipe de s'approprier la technologie à son rythme.

En conclusion, intégrer des solutions technologiques dans les opérations juridiques va bien au-delà d'une simple nécessité, c'est une opportunité d'émanciper les équipes, de créer une vision d'avenir, et de se distinguer par l'intelligence stratégique et juridique.  

Cette transition offre un avantage concurrentiel en attirant et en retenant les talents, positionnant les départements juridiques comme des moteurs d'efficacité, d'adaptabilité et d'attractivité dans un monde professionnel en constante évolution.  

Source : cet article a été rédigé sur la base du livre blanc : Livre blanc: S’organiser pour la réussite: Mobiliser la technologie et les données.
 

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Témoignages Clients

« L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société. »
 

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »
 

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti.
»
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel
QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite. »
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners


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