Baux Immobilier

Disposez d’un inventaire exhaustif de l’ensemble du patrimoine foncier ou locatif

Maîtrisez les risques juridiques et financiers ; anticipez les changements intervenant dans le paysage patrimonial du groupe.

Exploitez les informations des contrats immobiliers scannés

Affranchissez-vous de la saisie des données grâce à la création des fiches et chargement automatique des principales informations. Vos baux commerciaux qu’ils soient enregistrés au format texte ou au format image, sont désormais accessibles. Le contenu peut être recherché, récupéré et exploité. Glissez-déposez vos documents dans GaLexy®, classifiez- les et conservez l’historique des versions.

Valorisez le parc immobilier

Valorisez le parc immobilier de votre entreprise grâce à la cartographie complète, la gestion et le pilotage de votre parc foncier ou locatif. Suivez les aspects juridiques des baux, maîtrisez les éléments financiers et gérez la vie de vos sites.

Suivez vos échéances clés

Suivez et maîtrisez vos reconductions de baux. La fonction de notification est importante afin d’assurer le suivi des dates et des échéances clés des périodes du bail.

Sécurisez la révision des loyers

Peu importe les modalités de calcul du loyer (loyer variable pur, par paliers de chiffre d’affaires), de la fréquence d’indéxation, des modalités (suspension, capage à la hausse ou à la baisse) et du type d’indice (BT01, ILC, ILAT, IRL). Sécurisez la révision de vos loyers grâce à l’indéxation automatique. Comparez les loyers théoriques et réels et disposez de l’historique des révisions.

Générez vos documents automatiquement

Gagnez un temps précieux en automatisant la génération de vos courriers de résiliation, avis de renouvellement en fusionnant vos propres modèles avec les données déjà existantes dans GaLexy®.

Le module Baux Immobilier est l’outil de gestion du patrimoine foncier ou locatif d’une organisation. Qu’il s’agisse de biens industriels, commerciaux ou d’habitation, que l’entité soit bailleur ou preneur, le module trace toute l’information liée à la gestion du parc immobilier en temps réel.
  • Suivi des sites et des baux
  • Calcul de l’indéxation automatique
  • Gestion des modalités des loyers annuels, dépôts de garanties et charges
  • Identification des surfaces, contrôles obligatoires et suivi des travaux
  • Consultation simplifiée des informations requises à la déclaration IFRS 16.

Outils transverses

Fondamentaux

  • Notifications
  • Workflows
  • GED
  • Annuaire centralisé
  • Plug-in Outlook
  • Génération de documents
  • Multilingue
  • Gestion des temps
  • Configurateur avancé
  • Recherche
  • Plug-in Word
  • Rapport & KPI

Collaboration

  • Portail Collaboratif
  • GaLexyTeams
  • GaLexyApp
  • GaLexyBot
  • GaLexyChat

Digitalisation

  • Intelligence Artificielle (IA)
  • GaLexyDoc
  • Bibliothèque
  • Signature électronique
  • OCR

Comment mieux gérer le document juridique en entreprise ?

Articles
Document juridique : 7 bonnes pratiques pour le gérer plus efficacement.
L’augmentation du volume de document juridique est proportionnelle à l’inflation législative.
Toujours plus nombreux et plus volumineux, ils nécessitent un traitement à la hauteur des enjeux financiers qu’ils représentent.
Voyons quelles sont les bonnes pratiques pour gérer plus efficacement le document juridique en entreprise.

1. Instaurer une base archive unique


Archiver un document juridique dans une base unique accessible via le web (de type drive Google ou Microsoft), est le B-A BA, d’une gestion documentaire optimisée.
 

De nombreux utilisateurs continuent pourtant de stocker des documents sur leur ordinateur. On a pu voir pendant le confinement que cette pratique était loin d’être optimale.
 

Définir un système d’archivage centralisé du document juridique accessible via le web, apporte un gain de temps et de productivité certain.
 

Il permet aussi de profiter de fonctionnalités avancées de collaboration. Recherche par mots clés, suivi du versioning et envoi automatisé du document à la signature, sont possible, à partir d’une base documentaire centralisée.

 

2. Utiliser un système de versioning du document juridique

Le versioning permet d’intégrer les informations d’un document juridique dans une fiche de suivi et de retracer son historique jusqu’à la version définitive.
 

Mettre en place le versioning de tout type de document juridique permet ainsi de gérer de façon optimisée les contributions des différents intervenants.
 

3. Eliminer l’archivage de document juridique au format image

Lorsqu’un document juridique est archivé en format image, parce qu’il a été scanné par exemple, il n’est pas possible d’utiliser un module de recherche pour identifier son contenu.
 

Pour les nouveaux documents, la bonne pratique consiste à les archiver dans leur format d’origine et à ajouter les éléments de validation, comme les signatures, plutôt que scanner l’ensemble du document.
 

Pour les documents existants, il faudra les OCRiser. C’est-à-dire les transformer du format image au format texte grâce à une application OCR. Celle-ci va reconnaître les chaînes de caractères à l’intérieur du document image et les transformer en texte.
 

4. Coupler workflow d’approbation interne et signature électronique

Utiliser un workflow d’approbation avec pour dernière étape une signature électronique intégrée est le nec plus ultra de la digitalisation du document juridique. Le workflow permet de faire passer le document juridique de service en service de façon automatisée.
 

La signature électronique permet ensuite une validation accélérée des documents. Cette dématérialisation complète apporte :
 

  • Gain de temps
  • Traçabilité et suivi optimisé des documents
  • Archivage à valeur probante
  • Accès aux fonctions de sélection automatisée des données dans les documents (datamining)


5. Tirer profit du datamining

Basé sur l’intelligence artificielle, le datamining permet de rechercher des informations dans un document juridique pour générer une action.
 

Il permet par exemple de rechercher dans un contrat des métadonnées comme la date de début et de fin pour positionner automatiquement des alertes qui seront envoyées au juriste.
 

En lien avec les opérationnels celui-ci pourra étudier la pertinence de renouveler, renégocier ou résilier le contrat qui arrive à échéance.
 

6. Utiliser un générateur de document simple

Pour un document juridique simple comme un contrat de travail, il sera particulièrement intéressant d’utiliser un générateur de document.
 

Les documents sont élaborés à partir d’un ensemble de paragraphes prédéfinis, ce qui est un gain de temps et une garantie de conformité pour l’utilisateur et l’entreprise.
 

7. Homogénéiser et sécuriser ses modèles de contrats en utilisant un clausier

Cette fonction permet aux non juristes, comme les commerciaux par exemple, de générer de manière autonome un document juridique de type contrat.
 

Le clausier répertorie des modèles de clauses juridiques et l’utilisateur n’a plus qu’à sélectionner ce dont il a besoin pour générer son contrat. Le système déclenche même des alertes s’il détecte des incohérences dans les clauses sélectionnées permettant à l’utilisateur de les corriger.
 

En conclusion, gérer le document juridique en appliquant ces bonnes pratiques permet de rationaliser le processus juridique de l’entreprise.
 

On peut commencer à mettre en oeuvre ces bonnes pratiques en utilisant des solutions du marché comme google drive ou adobe sign par exemple.
 

Toutefois pour bénéficier de fonctionnalités parfaitement adaptées au document juridique, mieux vaut s’appuyer sur l’expérience d’un éditeur apportant à la fois expertise technique de la gestion documentaire et maîtrise du processus juridique, pour un budget relativement modique.

Transformation digitale du département juridique, quels changements dans les processus de travail ?

Articles
transformation digitale
La transformation digitale juridique de l’entreprise n’est pas un simple projet technique. Il s’agit d’une étape majeure du développement de l’entreprise qui implique des évolutions dans plusieurs domaines.
Les outils, les processus de travail et les modes de collaboration doivent changer.
Nous partageons ici 9 facteurs clés de réussite définis à partir du retour d’expérience de nos clients depuis 20 ans.
Faites le point sur les 6 actions clés pour réussir la transformation digitale du département juridique en téléchargeant la checklist.

1. La digitalisation du département juridique est un projet d’entreprise


Le directeur juridique est généralement à l'initiative du projet de transformation digitale.

Il aura toutefois besoin de l'appui visible de la direction générale.

Car après avoir convaincu son DG, le directeur juridique doit encore faire adhérer ses collègues du CODIR.

C’est cette adhésion du top management qui  permet d’envisager la transformation digitale du département juridique dans les conditions les plus favorables.
 

2. Apporter des bénéfices clairs aux clients internes


Convaincre les équipes opérationnelles est la deuxième étape indispensable.

Cela sera d’autant facilité si elles y trouvent leur intérêt.

La clé est donc de mettre en avant les bénéfices de la transformation digitale pour chacun.

On peut citer :
  • Le gain de temps lié à la réduction des délais de traitement des dossiers juridiques
  • La baisse de coûts inhérente aux gains de productivité
  • La motivation grâce à la disparition de tâches rébarbatives sans valeur ajoutée
  • L'accélération des délais de négociation des contrats pour les commerciaux par exemple
 

 3. Adopter une gouvernance plus collaborative


Digitaliser la direction juridique a un impact sur la gouvernance de l’entreprise.

Les processus juridiques mis en place à travers un logiciel métier conduisent à passer d’un mode vertical à un mode horizontal.

Cela implique un changement dans les modes de collaboration qui deviennent moins hiérarchiques et plus collaboratifs.
 

4. Impliquer le DSI


Tous les départements sont impactés par la digitalisation du département juridique.

Toutefois  il n’est pas envisageable de laisser chaque département livré à lui-même pour se digitaliser.

Il faudra donc un chef d’orchestre qui ne peut être que le DSI !

Le directeur juridique doit donc convaincre le DSI de porter le projet. Car celui-ci est le seul garant possible de la sécurisation des données dans l’outil qui sera choisi.
 

5. Tracer un nouveau parcours client interne


La transformation digitale des services juridiques consiste aussi à digitaliser le parcours client.

Ce dernier devra donc être clairement défini.

L’outil qui sera choisi devra ensuite satisfaire ce parcours client de façon optimale.
 

6. Communiquer le planning du projet de transformation digitale


Donner la meilleure visibilité possible sur l’avancement de la digitalisation est important.

L'adhésion des équipes et des clients internes de la direction juridique sera ainsi facilitée.

Le planning du projet sera donc communiqué régulièrement en interne.
 

7. Obtenir des résultats rapidement


La transformation digitale implique la remise en cause de pratiques bien ancrées.

C’est un effort collectif qui mérite des gratifications.

Démontrer des résultats et communiquer rapidement sur les succès obtenus, permet de maintenir l’implication de tous, dans le temps.
 

8. Limiter la personnalisation du logiciel juridique


Il peut sembler plus simple a priori de tordre un logiciel juridique pour l’adapter aux usages.

Changer les pratiques pour les adapter au logiciel est une option bien plus pérenne.

Car céder à la pression de quelques utilisateurs ne crée pas un avantage différenciant sur le long terme.
 

9. Bien choisir son éditeur


Enfin, le choix du bon partenaire est déterminant pour réussir sa transformation digitale.

Celui-ci devra répondre a minima aux critères suivants :
  • maîtrise technique
  • expérience de la conduite du changement
  • expertise du métier juridique

Il devra démontrer qu’il est en mesure d’aider les équipes à surmonter les obstacles avant, pendant et après le déploiement du projet de transformation digitale.

Faites le point sur les 6 actions clés pour réussir la transformation digitale du département juridique en téléchargeant la checklist.

Justice prédictive : quels enjeux pour la direction juridique

Articles
Justice prédictive : quels enjeux pour la direction juridique
Depuis quelques années un nouveau sujet a fait son apparition dans les colloques et conférences destinées aux professionnels du droit : la justice prédictive. De quoi s’agit-il ? Quels sont les domaines d’application et quels sont les bénéfices de cette innovation juridique ? Faisons le point. 

Qu’est-ce que la justice prédictive ?

La justice prédictive regroupe l’ensemble des outils d’aide à la décision pour les professionnels du droit. Elle permet d’analyser des décisions de justice pour essayer d’identifier les probabilités de succès d’un contentieux, ainsi que les pénalités associées en fonction d’un ensemble de critères.

Les outils de justice prédictive ont fait leur apparition depuis 2016 par la conjonction de deux facteurs majeurs.

D’une part l’accessibilités des décisions de justice rendue possible par la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique qui consacre l’open data.

D’autre part l’évolution des technologies qui permettent une analyse fine et pertinente de millions de décisions de justice disponibles, grâce à l’intelligence artificielle.

Le principe est simple, il consiste à reproduire le processus de prise de décision judiciaire pour l’appliquer à un dossier donné afin de calculer des chances de succès et les gains ou coûts prévisibles.


A quels types de contentieux la justice prédictive peut-elle s’appliquer ? 

La justice prédictive n’est pas applicable à tous les domaines.

Elle nécessite en effet un volume important de données de contentieux à analyser.

Elle concerne donc prioritairement les contentieux fréquents, récurrents et pour lesquels la compréhension des éléments est relativement simple. 

Typiquement les contentieux en droit social ou en droit commercial sont des champs d’application à privilégier. Licenciement sans cause réelle et sérieuse, gestion de marque, concurrence déloyale, clause de non-concurrence, rupture brutale de relations commerciales établies.
Toutes ces thématiques offrent aux logiciels une multitude de données à traiter et sont intéressantes pour la justice prédictive.
 


Quels sont les bénéfices de la justice prédictive pour les entreprises ? 


Les applications de justice prédictive permettent donc d’obtenir une prévision de résultat sur un contentieux

Elles apportent alors une aide concrète aux juristes pour formuler un avis éclairé sur une stratégie judiciaire

Les contentieux sont longs, aléatoires et coûteux, il s’agit donc d’être aidée dans la lourde décision d’aller en justice avec un espoir de décision favorable ou au contraire de transiger tout de suite pour minimiser les risques juridiques.

Un autre point intéressant est de pouvoir chiffrer le montant des provisions à prévoir sur les différents dossiers contentieux.

Enfin dans les pays anglo-saxons, les outils permettent aussi d’évaluer la performance d’un avocat par rapport à un tribunal et par rapport à un juge. L’entreprise peut alors choisir l’avocat qui a les meilleures statistiques !

 

Quelles perspectives pour la justice prédictive ? 


La pratique est encore aujourd’hui marginale. Ce sont les grandes entreprises principalement dans le secteur banque assurance, et les grands cabinets d’avocats qui sont équipées de ces solutions.

On peut toutefois estimer que les entreprises et les cabinets d’avocats spécialisés qui ont beaucoup de contentieux dans les thématiques ciblées, s’équiperont progressivement de ces outils innovants qui permettent de sécuriser l’aléa juridique.

L’usage va aussi se développer au fur et à mesure que les bases de données jurisprudentielles vont augmenter, en couvrant un champ juridique de plus en plus large. 

On suivra avec attention l’évolution de cette technologie prometteuse, complémentaire des outils de gestion des contentieux, et le développement de ses champions français comme Case Law Analytics, partenaire de Legal Suite.
 
<< < ... 8 9 10 11 12 13 14 ... > >>

Témoignages Clients

"L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société."

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

 

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti.
»
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel
QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite. »
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners


Pour en savoir plus

Nous vous accompagnons dans votre projet


Vous avez une question sur les solutions Legal Suite? Vous avez besoin d'accompagnement dans la définition de votre projet?
 
Notre équipe commerciale se fera un plaisir de s'entretenir avec vous lors d'un RDV téléphonique pour comprendre votre projet, vous proposer une démonstration de nos modules et vous apporter la solution qui répondra à vos enjeux.