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Découvrez pourquoi Vialis a choisi Legal Suite pour optimiser sa gestion des contrats

Publié le : 02/12/2021 02 décembre déc. 12 2021

Cas clients

Vialis est un acteur historique dans le domaine de l’énergie. Vialis gère les réseaux et assure la fourniture d’Électricité et de Gaz naturel depuis plus d’un siècle.

Vialis intervient dans plusieurs secteurs d’activité :

l’Électricité et le Gaz naturel,
la TV, l'Internet Très Haut Débit et la Téléphonie fixe et mobile,
l’Éclairage et la Signalisation.

Dans chacun de ces domaines, Vialis, entreprise à taille humaine, met en œuvre les valeurs qui lui sont chères : qualité de service, développement durable, proximité…

Nous avons interrogé Laure PUTON, juriste chez VIALIS.

Quel était le contexte de la mise en place de l’outil GaLexy® ?

Je suis juriste chez VIALIS depuis 20 ans. Pendant un temps, j’arrivais à gérer les entrées et les sorties des contrats physiques, dont les originaux sont placés dans un espace sécurisé.

Mais, lorsqu’il fallait retrouver un original de contrat, cela nécessitait que je me rende dans cette pièce sécurisée pour le récupérer.

Il existait aussi une problématique de suivi des contrats dans chaque département et direction. Chacun avait son fonctionnement propre. Nous n’avions pas de politique de gestion des contrats globale, ni de suivi des échéances. Pour mettre à jour le classement il fallait que j’aille dans notre espace sécurisé pour ranger, classer, détruire des documents manuellement.

Le but était donc de se doter d’un outil qui permette à chacun d’avoir accès aux contrats, d’en gérer les échéances et la durée de vie. Nous souhaitions également passer aux contrats numériques certifiés et à la signature électronique.

Aviez-vous un outil avant Legal Suite ?

Nous n’avions qu’un fichier Excel qui recensait les dates de signature et de fin de contrat, les types de contrats et les signataires.

Pour quelle(s) raison(s) avez-vous choisi Legal Suite ?

Suite à la présentation du logiciel par Legal Suite, nous avons été séduits par l’outil GaLexy® car il répondait à nos besoins de gestion des contrats, d’accessibilité et de signature électronique.

Quels bénéfices avez-vous tiré du logiciel GaLexy® ?

Tout d’abord le gain de temps, car nous pouvons désormais centraliser tous les contrats dans l’outil GaLexy®, ils sont ainsi accessibles à toutes les personnes ayant à en connaître.
Cela nous permet d’avoir une vision et une gestion globale des documents, des échéances, des signataires… Je n’ai pas forcément besoin d’intervenir sur tous les contrats. Si chacun est autonome et gère sa partie, cela évite qu’une seule personne gère la totalité.

Ensuite, grâce au logiciel, nos process sont uniformisés : les mêmes informations ne sont plus saisies dans 15 dossiers par 15 personnes différentes.

Et puis la signature électronique nous permet d’avoir des signatures certifiées au format numérique.

Enfin, GaLexy® m’évite d’avoir des liasses de papier qui s’accumulent sur mon bureau !

Avec l’utilisation de la solution « Contrats », qu’est-ce qui a changé dans la pratique de votre métier ?

Je n’ai plus de tableau Excel. Désormais, je remplis les éléments dans l’outil.

Avez-vous été accompagnés par Legal Suite dans la mise en place de votre projet ?

Oui. Nous avons bénéficié des formations puis des capsules thématiques. Tout est enregistré, ce qui est très pratique pour revenir sur certains points, si nécessaire.

Nous sommes également accompagnés au quotidien par notre Customer Success Manager. Elle répond à toutes nos questions presque en temps réel, ce qui nous permet d’avancer rapidement.

Les points mensuels sont aussi très bénéfiques.
Cela est très agréable d’avoir un interlocuteur dédié.

Si vous deviez nous recommander à une autre organisation ou à un collègue, que lui diriez-vous ?

Je lui dirais que le logiciel GaLexy® constitue une bonne opportunité pour bénéficier d’une gestion des contrats ultra simplifiée et sécurisée, tant pour la signature électronique que pour la gestion des échéances.

Merci à Laure PUTON pour son témoignage.

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