Contrats

Structurez et automatisez votre activité contractuelle

Gérez les demandes internes ou externes, anticipez tous types d’échéances liés à vos processus  contractuels, bénéficiez de workflows dédiés. Pilotez ainsi l’ensemble du cycle contractuel grâce  à des rapports et des KPI pour une meilleure maîtrise des risques.
Vous êtes ici :

Exploitez les informations des contrats et avenants scannés

Affranchissez-vous de la saisie des données grâce à la création des fiches et chargement automatique des principales informations. Tous vos contrats et avenants qu’ils soient enregistrés au format PDF ou au format image, sont désormais accessibles. Le contenu peut être recherché, récupéré et exploité. Glissez-déposez vos documents dans GaLexy®, classifiez-les et conservez l’historique des versions.

Fluidifiez le flux des demandes entrantes

Optimisez la collaboration interne et externe, au travers d’un espace de travail privé et interactif dans lequel vous pouvez échanger des informations et des documents en temps réel. 
Vous pouvez également chatter directement au sein de GaLexy®.

Automatisez la génération des contrats

Gagnez un temps précieux en automatisant la génération des contrats en fusionnant vos propres modèles avec les données déjà existantes dans GaLexy®. Vous pourrez également, depuis une bibliothèque de modèles partagée, publier vos modèles de contrats validés, prêts à être générés en ligne par les services fonctionnels et opérationnels. Travaillez depuis Word ou Outlook et enregistrez directement dans GaLexy® grâce à l’intégration avec Office 365.

Maîtrisez votre cycle contractuel

Assurez-vous de la bonne exécution de vos contrats et leurs avenants. Identifiez rapidement les négociations précontractuelles, informations clés et acteurs du contrat, les échéances et les dates clés. Suivez l’exécution du contrat en à l’aide des notifications automatiques sur la date de préparation de la fin du contrat.

Sécurisez la signature en ligne

Sécurisez l’ensemble du cycle contractuel jusqu’à la signature. La signature électronique offre la liberté de signer n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel support. Glissez-déposez vos documents dans GaLexy®, classifiez-les et conservez l’historique des versions.

Le module Contrats structure et automatise l’activité contractuelle, depuis la négociation jusqu’à l’accord final.

Il permet le suivi rigoureux de la vie du contrat, de ses avenants éventuels, de ses reconductions ou de son expiration.
  • Suivi de vos contrats et avenants
  • Consultation et gestion des échéances et dates clés
  • Gestion des données financières
  • Génération de documents avancée
  • Signature des documents électroniques.

Outils transverses

Fondamentaux

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L'intelligence Artificielle au service des directions juridiques by Softlaw et Legal Suite

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L'intelligence Artificielle au service des directions juridiques by Softlaw et Legal Suite
Carla Hegly-Chung (Legal Suite) et Alexandre Pires (Softlaw) vous expliquent en 4 mins comment l'Intelligence Artificielle au sein des solutions métiers Legal Suite améliore la productivité, sécurise les tâches juridiques et approfondit la connaissance de son patrimoine contractuel

La gestion des contrats, 3 étapes pour être plus efficace

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La gestion des contrats, 3 étapes pour être plus efficace
La gestion des contrats couvre toutes les étapes du cycle de vie du contrat.
Elle commence avec la phase précontractuelle qui comprend la rédaction du contrat, la négociation en interne et avec les tiers jusqu’à la signature.
Ensuite vient l’exécution du contrat, le suivi des échéances et des indicateurs puis la réalisation des différentes modifications et avenants, et pour finir la préservation des données du contrat.

Pourquoi est-il important que la gestion des contrats soit efficace ? 

Paradoxalement la maîtrise des risques et des engagements liés à la gestion des contrats n’est pas assurée dans 2 entreprises sur 3.

On estime par exemple que 10% des contrats actifs sont tout simplement perdus alors que 60% des contrats fournisseurs sont renouvelés automatiquement sans analyse et décision préalable (source Aberdeen).

Pourtant, les conséquences d’une gestion inefficace sont multiples : augmentation des risques de procédure, inflation des coûts, non-conformité, augmentation ou non-respect du délai de contractualisation…

De plus, le volume des contrats est important puisque 2/3 des organisations en gèrent plus de 1000 …

Mettre en place une gestion efficace des contrats qui couvre les trois grandes phases de leur cycle de vie est stratégique. Voyons quels en sont les points clés.
 

Les 3 étapes d’une gestion des contrats efficace

1. La gestion précontractuelle

L’automatisation de la rédaction des contrats


Mieux gérer la rédaction des contrats passe par la négociation optimisée qui peut faire appel à des modèles de contrats ou de clauses préétablies.

Ceci est facilité par des solutions de génération automatique de contrats qui permettent de libérer le temps de juristes en déléguant aux opérationnels la génération, par exemple, des accords de confidentialité tout en garantissant la sécurité.
 

Faciliter la collaboration


Impliquant de multiples acteurs, une gestion des contrats optimisée intègre la dimension collaborative.  Il s’agit de faciliter les échanges entre juristes et opérationnels afin d’accélérer le processus de gestion contractuelle.
 

La signature électronique


La signature électronique est une véritable révolution dans la gestion des contrats. Plus besoin d’envoyer le contrat par email, de l’imprimer, le signer puis le renvoyer encore par email.

Désormais, le contrat est envoyé directement aux signataires avec un lien à un outil de signature électronique. En un clic le contrat est signé.

On passe ainsi d’un délai de signature du contrat de plusieurs jours à quelques minutes !
 

2. Le suivi de l’exécution du contrat

Le suivi de l’exécution du contrat nécessite notamment une anticipation des échéances. En effet, 60% des contrats fournisseurs sont donc renouvelés automatiquement sans analyse et décision préalable. Il est alors urgent de mettre en place un système de suivi des échéances afin d’éviter leur reconduction, générant coûts et risques inutiles.

De même, le suivi des risques liés aux contrats et aux clauses contractuelles est essentiel (respect des engagements financiers ou opérationnels). Une gestion efficace des contrats permet aussi d’éviter les contentieux qui pourraient par exemple être causés par la non-exécution d’un engagement au cours de la vie du contrat.

Enfin, avoir une vision consolidée sur l’ensemble des contrats de la société avec des indicateurs de performance est important pour les directions juridiques qui peuvent ainsi  valoriser leurs actions auprès de la Direction Générale et des autres directions.

 

3. La préservation des données du contrat

La troisième étape de la gestion des contrats consiste à préserver le patrimoine contractuel et éviter la perte de contrats grâce à un archivage intelligent.

Celui-ci garantira non seulement l’archivage du contrat en tant que tel mais également le relevé des informations importantes.

Au lieu de stocker des contrats au format image il faudra donc plutôt les archiver en format OCR.

Les bénéfices d’une gestion des contrats optimisée grâce à l’automatisation sont évidents.

Les entreprises mettent progressivement en place la digitalisation de leur processus contractuel.

Il faut pour cela que le projet soit devenu une priorité et que la connaissance du retour sur investissement lié à une bonne gestion des contrats, soit bien établie.

Pour optimiser votre gestion contractuelle, découvrez la solution Contrats de notre logiciel GaLexy

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  • consulter les pièces jointes au worfklow
  • consulter la fiche de synthèse du dossier objet du worfklow
  • consulter les messages du worfklow
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Témoignages Clients

« L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société. »

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

 

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

 

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti.
»
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel, QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite»
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners

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