Nicolas Pinot, ingénieur R&D, LEGAL SUITE : "L'enjeu pour LEGAL SUITE a été de proposer à la Société Générale une solution détaillée et simple d'utilisation pour les juristes tout en permettant une vision détaillée de leurs activités facturables, afin d'optimiser la maîtrise des coûts du groupe."
La Société Générale facilite le pilotage juridique. Le juridique est présent dans l'ensemble des métiers de la banque. Au fil des ans, le pilotage des affaires juridiques est devenu complexe et les contraintes importantes.
L'utilisation d'applications informatiques très diverses est de plus en plus présente dans notre métieret et la pression de plus en plus forte de la part des clients internes désireux de disposer d'une facturation clarifiée.
La Société Générale souhaitait réorganiser les modes de gestion en proposant une nouvelle solution de reporting unique, capable de recenser le temps passé par les équipes de juristes tout en intégrant les coûts dans le système de facturation interne, tout comme le fait un cabinet d'avocats pour ses clients. Le besoin d'un outil performant et adapté s'est fait d'autant plus sentir que les contraintes réglementaires se sont accentuées (exigences liées à Bâle II). Selon la Société Générale, il est primordial de choisir un progiciel qui offre à la fois une prise en main quasi immédiate via l'intranet, une grande souplesse de paramétrage et une importante puissance de calculs.
D'un point de vue méthodologique, il a fallu d'abord distinguer les activités facturables de celles qui ne le sont pas et, pour les premières, mesurer la charge de travail qu'elles génèrent. La direction a donc calculé le coût horaire du juriste selon son secteur de compétence et le type de travail effectué (le montage complexe d'un financement structuré est plus onéreux qu'une simple recherche sur le droit du chèque). Précision importante, la mesure du temps passé s'applique au niveau de chaque service de la direction juridique et non pas de chaque juriste, à la fois pour des raisons techniques et pour éviter que ce type de solution ne soit perçu comme un outil intrusif de mesure de la performance individuelle. " Nous avons joué, dès le départ, la carte de la transparence, car c'était un point très sensible pour la bonne marche du projet dans le cadre duquel la conduite du changement est primordiale pour une bonne acceptation de l'outil par ses futurs utilisateurs ", ajoute-t-il.
La direction des affaires juridiques a donc franchi le pas, en 2004, en se dotant d'une solution baptisée " SIM " (Système informatique de management) qui s'appuie sur un progiciel du marché, la Legal Suite. Le principe retenu a été d'automatiser le reporting sur la base du temps passé sur chaque dossier avec des forfaits pour le regroupement de dossiers simples. Le système est accessible aux utilisateurs (les 220 juristes du groupe), via l' intranet.
En fin de compte, trois coûts juridiques (un par secteur d'activité majeur) ont été déterminés et servent de base à la facturation des prestations. Les clients reçoivent une facture assez détaillée, incluant la liste des dossiers traités et le montant global par centre comptable des activités concernées. " Cela représente un progrès significatif par rapport à la situation précédente où nous étions confrontés à certaines difficultés de cadrage, le système n'ayant alors pas le degré de finesse suffisant pour calculer la répartition au temps passé de manière objective ", explique Christian Ligeour, responsable des systèmes d'information juridique du Groupe Société Générale.
L'autre avantage majeur du système SIM est sa prise en compte de toutes les dimensions d'un dossier. Chaque chef de service valide toutes les semaines le temps passé par son équipe sur chaque dossier ou sur un ensemble de dossiers, les juristes ayant saisi auparavant à l'écran leur nombre d'heures par dossier ou selon des forfaits. Au final, l'application agrège le tout et ne retient que le temps par équipe. Se rajoute le temps non facturable (formation, réunions, etc. ) estimé à 15% pour un juriste type. Pour comptabiliser, entre autres, le temps passé par les responsables en management des équipes et en conseil, la notion retenue est celle dite de " temps d'expertise ". L'ensemble des temps enregistrés suit ensuite un cycle précis de validation qui passe du juriste au responsable d'équipe puis au contrôleur de gestion avant d'entrer dans le système informatique de facturation. La solution SIM permet une gestion fine et simple des droits d'accès et de validation.
" Pour nous, le choix de la Legal Suite avec ses différents modules s'est révélé excellent. Nous n'utilisons pas encore toutes les capacités offertes par cette solution, par ailleurs multilingue, comme la possibilité d'associer des pièces jointes. Mais il est intéressant de noter que l'outil est ouvert sur les évolutions ultérieures, souligne Christian Ligeour. Compte tenu de son succès dans la gestion des affaires juridiques, il a été étendu chez nos assureurs et nos fiscalistes, notamment pour une application de surveillance en application de Bâle Il."