"En facilitant l'archivage des dossiers et la gestion d'abonnements, la Legal Suite améliore la qualité du reporting interne et accompagne les juristes dans leur mission de conseil et soutien aux membres de son réseau du CERP Rouen", précise Véronique COUCHOUX, Directrice des Opérations, LEGAL SUITE.
Principale coopérative de pharmaciens en Europe, le GROUPE CERP ROUEN utilise la Legal Suite. Outil stratégique, elle lui permet, outre de répondre à ses propres consultations internes, de proposer un service de renseignements juridiques payant à ses sociétaires...
Grossiste-répartiteur pharmaceutique, le métier principal du groupe CERP Rouen consiste à livrer des officines (95 % de ses clients), mais aussi des hôpitaux, cliniques et vétérinaires. Dans cet univers de la santé, les questions juridiques ont pris beaucoup d'importance ces dernières années. Le médicament est en effet un produit très particulier, soumis à une réglementation stricte de la part des différents organismes de santé publique, et à de nombreuses autorisations administratives. À côté de cela, une entreprise ayant un chiffre d'affaires de 3 100 millions € (CA 2004) génère, dans son fonctionnement quotidien, un flux de contrats à rédiger et à suivre.
La décision de véritablement s'informatiser a coïncidé avec le projet de lancer un service de renseignements juridiques sur abonnement pour les pharmaciens. Avant 2002, les juristes internes ne disposaient pas d'outil informatique adapté à leur métier. "Nous étions surtout un service contentieux", se souvient Virginie Le Piolot-Dioubaté, aujourd'hui responsable d'un service juridique qui comprend 5 utilisateurs de la Legal Suite. "Nous utilisions principalement des fichiers tableurs et le gros du travail de suivi des dossiers, était réalisé manuellement", poursuit-elle.
"Le choix s'est rapidement porté sur la Legal Suite, le seul logiciel à la fois complet et évolutif, avec des modules spécialisés.", raconte Virginie Le Piolot-Dioubaté. CERP Rouen a choisi trois modules : Consultations, Contentieux et Bibliothèque, le premier pouvant répondre à la fois à l'interne et aux abonnés du service Ref'Lex. Des efforts payants : le service juridique de CERP Rouen gère, grâce à son module Consultations, 550 dossiers actifs dans le cadre de Ref'Lex, 350 en interne, 265 en mode Contentieux. Il dispose de statistiques sur les thèmes les plus récurrents et peut facilement sortir des états pour un reporting à la direction.
En s'équipant d'un progiciel spécialisé, CERP Rouen a donc fait coup double : être mieux armé pour répondre aux consultations internes et lancer, sur la même base, un service de renseignements juridiques externe, baptisé Ref'Lex, accessible par abonnement payant aux pharmaciens intéressés.
Aujourd'hui, trois collaboratrices se relaient pour assurer cette permanence juridique très appréciée. "Sans la Legal Suite, nous n'aurions pu lancer ce type de service qui demande une organisation sans faille, avec une gestion des abonnements et un historique pour chaque abonné.", reconnaît la responsable.
Pour l'interne, le système d'alerte permet de ne pas manquer les échéances des nombreux dossiers juridiques et contentieux à gérer. Et pour Ref'Lex, chaque matin, l'équipe juridique dispose d'une liste de questions à traiter qui s'affiche à l'écran. L'outil les aide aussi à répondre au pied levé à une demande : tout le contenu d'un dossier est accessible en quelques clics. C'en est fini de l'archivage dans des dossiers cartonnés. Désormais, la gestion documentaire est passée au stade numérique et offre une traçabilité maximale des informations (par exemple, le suivi des différentes versions de contrats).
La prise en main de la Legal Suite a été rapide : "Nous nous sommes très vite adaptées. La qualité de notre travail s'est améliorée et nous sommes plus réactives", analyse Virginie Le Piolot-Dioubaté qui précise que l'outil a incité l'équipe à se concerter autour d'une méthode de classement commune.
Le service juridique intervient de plus en plus dans les processus de négociation des contrats. Avec un maximum de sécurité. Preuve s'il en est que l'informatisation de la fonction juridique apporte une réelle plus-value à la profession.